ICMS: o que é, quem paga e como entra no preço

Quando o ICMS é cobrado

O ICMS é cobrado quando há circulação de mercadoria, transporte interestadual ou intermunicipal, comunicação onerosa e importação. Os principais casos vêm do art. 2º da LC 87:

• operações de circulação de mercadorias, inclusive alimentação e bebidas em bares e restaurantes;
• prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal;
• prestações onerosas de serviços de comunicação.

A importação também entra: a Constituição manda cobrar sobre bem ou mercadoria importados, mesmo por quem não é contribuinte habitual (art. 155, §2º, IX, "a"). Livros, jornais, periódicos e o papel de impressão, e as operações que destinam mercadorias ao exterior, ficam fora (LC 87, art. 3º, I e II).

O serviço comum, como o de um salão ou de uma consultoria, não paga ICMS. Ele fica com o município, que cobra o imposto sobre serviços (Constituição, art. 156, III).

Não cumulatividade: o ICMS da compra abate o da venda

Não cumulativo quer dizer que o imposto não se acumula a cada etapa: o que você pagou na compra é descontado do que deve na venda. A Constituição diz que o ICMS será não cumulativo, compensando-se o devido em cada operação com o montante cobrado nas anteriores (art. 155, §2º, I). A LC 87, art. 20, assegura ao contribuinte o direito de creditar-se do imposto cobrado nas operações de que resultou a entrada de mercadoria no estabelecimento.

A loja está fora do Simples para a mecânica ficar visível. Ao recolher R$ 72, sobram R$ 328 antes das outras despesas: R$ 1.000 − R$ 600 − R$ 72.

O crédito tem limites. Não dão direito a crédito as entradas ligadas a operações isentas ou não tributadas, nem as de mercadorias ou serviços alheios à atividade do estabelecimento (LC 87, art. 20, §1º). O material de uso e consumo, como limpeza e escritório, só dá crédito nas entradas a partir de 1º de janeiro de 2033 (art. 33, I). Hoje, não conte com ele.

E atenção: quem é optante do Simples Nacional não se credita do ICMS das compras (LC 123, art. 23). A conta acima vale para o regime regular.

ICMS por dentro e por fora: como entra no preço

O ICMS entra no preço "por dentro": a base de cálculo inclui o próprio imposto. A LC 87, art. 13, §1º, I, diz que integra a base o montante do próprio imposto, e o destaque na nota é mera indicação para fins de controle.

Imagine que, depois do ICMS, você precisa ficar com R$ 820 (custo mais a margem que escolheu).

O 0,82 é 1 − 0,18. Por fora, você soma 18% ao custo, mas o imposto incide sobre o preço inteiro. Resultado: R$ 967,60 × 18% = R$ 174,17 de ICMS, e você fica com R$ 793,43. Em cada unidade, R$ 26,57 a menos do que planejou. Em 100 unidades, são R$ 2.657 a menos na margem.

Infográfico

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Compra de R$ 600 e venda de R$ 1.000, e o preço por dentro contra o por fora

1. Compra: R$ 600: ICMS de 18% na nota: R$ 108 de crédito.
2. Venda: R$ 1.000: ICMS de 18% na venda: R$ 180 de débito.
3. Recolhe: R$ 72: R$ 180 de débito menos R$ 108 de crédito.

Para ficar com R$ 820 líquidos

Por fora: R$ 820 × 1,18 (O erro)

• Preço: R$ 967,60
• ICMS de 18%: R$ 174,17
• Sobra: R$ 793,43
• −R$ 26,57: a menos do que os R$ 820 planejados

Por dentro: R$ 820 ÷ 0,82 (O certo)

• Preço: R$ 1.000,00
• ICMS de 18%: R$ 180,00
• Sobra: R$ 820,00
• R$ 820,00: o líquido que você queria

Fonte: Constituição, art. 155, §2º, I; LC 87/1996, arts. 13, §1º, I, e 20. Loja fictícia, regime regular, números redondos e alíquota de 18% só para a conta.

Como refazer o preço por dentro

1. Abra a nota do fornecedor e ache o ICMS. Procure base de cálculo, alíquota e valor. Pronto quando tem os três números de cada item.
2. Separe o ICMS do custo. No regime regular, o custo líquido é o valor da nota menos o ICMS. No Simples, o ICMS da compra não vira crédito. Pronto quando cada item tem sua coluna de custo.
3. Defina quanto quer ficar depois do ICMS. É o custo mais a margem escolhida. Pronto quando o valor está escrito.
4. Divida por 1 menos a alíquota. Com 18%, divida por 0,82. Pronto quando o preço, ao tirar o ICMS, devolve o valor do passo 3.

ICMS-ST: quando o imposto vem cobrado antes

A substituição tributária (ICMS-ST) é quando a lei de um estado atribui a outro contribuinte a responsabilidade de pagar o imposto de operações seguintes. A LC 87, art. 6º, diz que a lei estadual pode atribuir a contribuinte ou a depositário a responsabilidade pelo pagamento, e ele assume a condição de substituto tributário. Isso vale para as mercadorias previstas na lei de cada estado, por isso este guia não traz lista.

Na ST, a base das operações seguintes soma a operação própria, seguro, frete e encargos e uma margem de valor agregado, inclusive lucro (art. 8º, II). Entre estados, ela depende de acordo específico (art. 9º).

Para o revendedor, o efeito é receber a mercadoria com o imposto da etapa seguinte já recolhido por outro. Se o fato presumido não se realizar, a lei garante restituição do valor (art. 10). Como a nota do seu fornecedor traz isso é uma pergunta para o contador.

ICMS no Simples Nacional e no MEI

O Simples Nacional recolhe o ICMS no DAS, o documento único mensal (LC 123, art. 13, caput, VII). Em regra, portanto, o ICMS das suas vendas normais não tem guia à parte. Na venda de R$ 1.000 do exemplo, não existe débito de R$ 180 a 18% para calcular: o ICMS é uma parcela da alíquota efetiva do DAS sobre a receita, e o Simples Nacional tem a tabela. Para o seu número, use a calculadora do Simples Nacional.

O "em regra" importa. O DAS não exclui a incidência do ICMS em casos que a lei lista (art. 13, §1º, XIII):

• mercadorias sujeitas à substituição tributária, à tributação monofásica ou à antecipação do recolhimento com encerramento de tributação, nas categorias que a lei lista (combustíveis, bebidas e outras);
• entrada de petróleo e energia elétrica não destinados à comercialização ou industrialização;
• desembaraço aduaneiro, ou seja, a importação;
• aquisições em outros estados sujeitas à antecipação;
• aquisições em outros estados, não sujeitas à antecipação, pela diferença entre a alíquota interna e a interestadual (o DIFAL);
• operações sem nota.

A substituição tributária como saída do DAS vale para as mercadorias da lista do art. 13, §1º, XIII, "a". Confira com o contador se a da sua loja está nela.

Há ainda o sublimite: para recolher ICMS e ISS dentro do Simples, o limite é de R$ 3,6 milhões por ano, e estados com até 1% do PIB podem adotar R$ 1,8 milhão (arts. 13-A e 19). Quem passa fica impedido de recolher esses dois impostos pelo Simples no estado que adotou o sublimite, a partir do mês seguinte, com ressalvas (art. 20, §1º).

E o crédito de quem compra de você. O optante do Simples não se credita nem transfere créditos dos impostos do regime (art. 23, caput). A empresa não optante que compra de uma ME ou EPP optante tem direito a crédito do ICMS sobre mercadorias para comercialização ou industrialização, limitado ao ICMS efetivamente devido por você. A alíquota do crédito deve vir informada na nota. Sem a informação, o crédito não se aplica (art. 23, §§ 1º, 2º e 4º).

O MEI não faz essa conta. Ele recolhe um valor fixo mensal no DAS-MEI, e uma das parcelas é R$ 1,00 de ICMS, se for contribuinte do ICMS (LC 123, art. 18-A, §3º, V). O limite do MEI hoje é de R$ 81 mil por ano; a LC 238, de 21/10/2026, leva a R$ 110 mil em 2027 e a R$ 140 mil a partir de 2028. O guia sobre o limite do MEI mostra as datas e as condições.

Régua do ICMS na sua nota: três perguntas

Este é o critério que eu uso para decidir o que fazer com a nota. É critério da Consylion, não norma.

1. Estou no Simples, no MEI ou no regime regular? No regime regular, o ICMS da compra é crédito. No Simples e no MEI, não, e o ICMS das vendas normais já está no DAS.
2. A mercadoria tem substituição tributária? Se tem, o ICMS da etapa seguinte já pode estar cobrado na compra, e você não deve contá-lo de novo no preço. Como saída do DAS, isso vale para as mercadorias da lista do art. 13, §1º, XIII, "a": confira com o contador se a da loja está nela.
3. Meu cliente é empresa não optante? Se é, a alíquota do crédito na nota importa para ele (art. 23, §2º), e é motivo para conversar com o contador.

Quem fixa a alíquota e o que a reforma tributária muda

A alíquota interestadual é fixada pelo Senado, por resolução (Constituição, art. 155, §2º, IV). A Resolução 22/1989 fixou 12% nas operações interestaduais e 7% nas saídas de Sul e Sudeste para Norte, Nordeste, Centro-Oeste e Espírito Santo. A Resolução 13/2012 fixou 4% em operações interestaduais com importados, nas condições que descreve.

A alíquota interna vem da lei do estado, dentro dos limites que o Senado pode estabelecer (art. 155, §2º, V e VI). Por isso o guia não publica tabela: ela muda, e a certa é a do seu estado, na Sefaz. Os combustíveis são exceção: a alíquota é uniforme em todo o território nacional, definida por deliberação dos Estados (art. 155, §4º, IV).

O ICMS tem data para sair. Pela Emenda Constitucional 132/2023 (ADCT, arts. 128 e 129), as alíquotas caem a 9/10 em 2029, 8/10 em 2030, 7/10 em 2031 e 6/10 em 2032, e o imposto é extinto a partir de 2033. O guia de reforma tributária mostra o que isso muda no Simples e no MEI.

O erro mais comum com o ICMS

O erro mais comum é formar o preço somando o ICMS por fora e não separar o ICMS destacado do custo. Por fora, o preço deixa R$ 26,57 a menos por unidade, como na tabela. Sem separar, o dono do regime regular trata o valor cheio da nota como custo e acha a margem menor do que é. No Simples, acontece o contrário: ele conta um crédito que não existe.

Exercício de 15 minutos: o ICMS nas suas notas

Hoje, abra três notas, ache o campo do ICMS e separe-o do custo. Leve a dúvida de regime ao seu contador.