Quando vale terceirizar o RH?

Quando a rotina de pessoas passa a tomar o tempo que deveria ir para a operação e a venda, e ninguém da equipe consegue assumi-la. Pelo meu critério, isso tende a aparecer perto de 10 pessoas. Terceirizar a folha e a admissão com um contador é uma coisa, e terceirizar a decisão sobre quem contratar e como dar retorno é outra, e essa continua sendo sua.

Por onde começar se a equipe já está montada?

Pela função: escreva em três linhas o que cada pessoa entrega e confirme com ela. Depois marque no calendário o próximo retorno de cada uma e liste as saídas dos últimos 12 meses, mesmo de memória. Essa ordem funciona porque a função clara dá assunto ao retorno, e a lista de saídas mostra onde olhar primeiro. É critério da Consylion.

Gestão

Gestão de pessoas: o que é e como fazer sem RH

Por Edson Oliveira

Publicado em 1 nov 202611 min de leitura

"Eu resolvo conversando, quando dá." Quase todo dono de equipe pequena diz isso, e costuma funcionar até o dia em que alguém pede demissão e a conversa que faltava já não serve.

Este guia trata de gestão de pessoas na prática de quem lidera de 1 a 9 pessoas, sem RH. Não trata de curso, faculdade, salário de gestor nem carreira em recursos humanos. Mostro as quatro frentes que cabem na mão do dono, a conta em R$ do que custa uma saída e o ciclo de pessoas para copiar. A rotina de quem lidera, no dia a dia, está no guia de liderança na pequena empresa.

O que é gestão de pessoas?

Gestão de pessoas é o conjunto de decisões sobre quem entra na empresa, o que cada um entrega, como recebe retorno e por que permanece. É a definição que uso aqui, um critério da Consylion, sem pretensão de citação acadêmica.

Na prática, cada parte vira uma pergunta que o dono precisa saber responder sobre cada pessoa. Por que contratei? O que ela entrega? Quando foi a última vez que ela ouviu como está indo? O que a faria ficar? Se a resposta a qualquer uma delas é "não sei", a gestão está acontecendo por acaso.

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Gestão de pessoas, liderança, RH e departamento pessoal: qual a diferença?

São quatro coisas diferentes que um dono pequeno faz todas no mesmo dia. Liderança orienta a equipe no dia a dia; gestão de pessoas decide o ciclo inteiro, da vaga à saída; RH é a área que organiza isso numa empresa maior; departamento pessoal cuida da parte legal e administrativa. O quadro é um critério de bolso da Consylion, sem valor de norma.

Termo	O que cobre	Quem faz numa equipe pequena
Liderança	Orientar, inspirar e acompanhar a equipe no dia a dia	O dono ou o líder direto
Gestão de pessoas	As decisões sobre contratar, esclarecer a função, dar retorno e manter	O dono, com o líder direto
RH	A área que organiza seleção, desenvolvimento e clima numa empresa maior	Ninguém; o dono assume as partes que importam
Departamento pessoal	Folha, admissão, férias, rescisão e obrigações legais	O contador ou a assessoria, com o dono

Para o dono, a distinção serve para saber o que não pode ser entregue a outra pessoa. A folha e o registro vão para o contador. Quem contratar, o que esperar e quando dar retorno ficam com você.

Por que a gestão de pessoas importa na pequena empresa

Pequenos negócios empregam uma parte grande do país, e neles cada pessoa pesa mais. Segundo o DataSebrae, a partir da RAIS (referência 2022-2024), as micro e pequenas empresas respondem por 50,4% do emprego formal, cerca de 19,8 milhões de empregos (DataSebrae).

Na sua escala, o efeito aparece em reais. Quando uma pessoa sai de uma equipe de 6, a empresa perde salário pago, horas de quem seleciona e de quem treina, e semanas de uma pessoa nova rendendo menos. A conta completa está mais abaixo, num exemplo.

Antes de começar: o que reunir

Separe quatro coisas, que levam menos de uma hora:

Checklist

A função de cada pessoa em três linhas. Se ainda não existe, o primeiro passo cria.
Quanto cada pessoa custa por mês, com encargos. A calculadora de custo de funcionário faz a conta.
As saídas dos últimos 12 meses: quem, quando e por quê, mesmo de memória.
Um calendário com o dia de retorno de cada pessoa.

Contratação tem obrigações legais, e este guia só aponta o caminho. A CLT dá ao empregador 5 dias úteis para anotar a CTPS (art. 29) e determina que o exame médico na admissão é obrigatório e por conta do empregador (art. 168). A NR-7 pede que o exame admissional seja feito antes de a pessoa assumir as atividades (item 7.5.8) e traz regra própria para MEI, ME e EPP no item 7.7.1. Cada caso pede o contador. Para o exame, veja o guia de exame admissional e o de ASO.

Como fazer gestão de pessoas sem RH, passo a passo

Este guia não adota uma lista de cinco pilares nem de dez áreas. Em vez disso, uso quatro frentes, que são critério da Consylion e cabem na mão de quem gere sozinho: contratar com um critério escrito, deixar clara a função em três linhas, dar retorno em dia fixo e acompanhar três números.

Para uma equipe de 5, o critério que eu uso é este. Seleção, função, retorno e números ficam com o dono. Remuneração e as obrigações de saúde e segurança do admissional ficam com o contador. Treinamento cabe dentro do primeiro mês da pessoa nova, sem curso à parte. Clima e carreira esperam até o quadro crescer.

O que fica fora, por enquanto: plano de carreira, pesquisa de clima formal e painéis de dados de pessoas. São ferramentas de empresa com RH. Numa equipe de 5, o que pesa é fazer as quatro frentes sempre, no mesmo dia da semana ou do mês. Cada frente tem o que fazer, a armadilha e o pronto quando.

Passo a passo

Contrate com um critério escrito.
Deixe clara a função em três linhas.
Dê retorno em dia fixo.
Acompanhe três números.

1. Contrate com um critério escrito

Antes de abrir a vaga, escreva o que a pessoa precisa fazer sozinha no fim do primeiro mês e o que você não negocia. Entreviste com as mesmas perguntas para todos os candidatos, para comparar.

Armadilha: contratar pela pressa, com o primeiro candidato que aparece. Pronto quando: o critério cabe numa folha e você sabe dizer por que escolheu a pessoa. A entrada da pessoa nova tem guia próprio, o de onboarding de funcionários.

2. Deixe clara a função em três linhas

Escreva o que a pessoa entrega, com que frequência e o que é "bem feito". Por exemplo, para um atendente: fecha o caixa sem diferença todo dia, atende do pedido ao pagamento e repõe a vitrine até as 10h. Eu começaria por aqui, porque sem função clara o retorno vira opinião.

Armadilha: descrever com adjetivos ("proativo", "organizado"). Pronto quando: a pessoa lê, concorda ou ajusta, e vocês guardam a versão final.

3. Dê retorno em dia fixo

Marque uma conversa de 15 a 20 minutos por pessoa, a cada duas semanas ou uma vez por mês, no mesmo dia. Fale do que foi bem, do que muda e do que a pessoa precisa de você. O roteiro está no guia de feedback.

Armadilha: deixar o retorno para quando o problema aparece. Pronto quando: o próximo retorno de cada pessoa está no calendário, e o último foi no dia combinado.

4. Acompanhe três números

Os três são saídas nos últimos 12 meses, faltas e tempo de vaga aberta. Veja a seção de indicadores abaixo.

Armadilha: montar um painel que ninguém olha. Pronto quando: você abre os três números uma vez por mês, em 15 minutos, e anota uma decisão.

Infográfico com as quatro frentes da gestão de pessoas sem RH: contratar com critério escrito, deixar clara a função em três linhas, dar retorno em dia fixo e acompanhar três números, cada uma com o pronto quando. — Gestão de pessoas sem RH: as 4 frentes do donoBaixar o infográfico

Exemplo completo: uma saída numa loja de 6 pessoas

Imagine uma loja fictícia, com a dona e 5 funcionários, e números redondos. Um atendente com salário de R$ 3.000 pede demissão. A hora de quem cuida da reposição é premissa minha, uma hipótese para ilustrar, sem ser dado de mercado.

O custo mensal desse funcionário, numa empresa do Simples (Anexos I, II, III ou V), é de R$ 3.600, segundo a calculadora do portal: (R$ 3.000 + R$ 250 de 13º + R$ 83,33 de terço de férias) × 1,08 de FGTS. São R$ 43.200 por ano.

Exemplo com números

Loja de 6 pessoas · custo de uma saída

Item	Conta	Valor
Seleção: anúncio e entrevistas do dono	15 h × R$ 25	R$ 375
Treinamento por quem ensina	12 h × R$ 25	R$ 300
Rampa de 30 dias: a pessoa nova rende 60%	40% × R$ 3.600	R$ 1.440
Total	R$ 375 + R$ 300 + R$ 1.440	R$ 2.115

Em relação ao custo mensal: R$ 2.115 ÷ R$ 3.600 = 0,5875, ou seja, 58,75% de um mês do funcionário. A conta deixa de fora vendas perdidas, rescisão e a vaga vazia entre uma pessoa e outra, então o custo real tende a ser maior.

Contraste: imagine uma conversa de retorno de 20 minutos por pessoa, uma vez por mês, na equipe de 6. São 2 horas por mês, a R$ 25 a hora: R$ 50 por mês e R$ 600 por ano (R$ 50 × 12). É 28,4% do custo de uma única saída (R$ 600 ÷ R$ 2.115). A conta compara a ordem de grandeza entre prevenir e repor; ela não promete que ninguém sairá.

Números de exemplo fictício. Troque pelos seus.

Infográfico de um exemplo fictício: a saída de um atendente custa R$ 2.115 (seleção R$ 375, treinamento R$ 300, rampa de 30 dias R$ 1.440), contra R$ 600 por ano de retorno mensal, 28,4% desse custo. — Quanto custa uma saída numa loja de 6 pessoasBaixar o infográfico

Parte	Valor	% do total
Rampa de 30 dias (40% × R$ 3.600: a pessoa nova rende 60%)	R$ 1.440	68,1%
Seleção (15 h × R$ 25)	R$ 375	17,7%
Treinamento (12 h × R$ 25)	R$ 300	14,2%
Total	R$ 2.115	100%

Quais indicadores acompanhar

Três números bastam numa equipe de 1 a 9 pessoas:

Saídas nos últimos 12 meses. É o turnover. Conte quem saiu e divida pelo quadro médio, como mostra o guia de turnover. Meu critério: duas saídas pelo mesmo motivo em seis meses já formam um padrão, e eu o trato como tal.
Faltas. Some os dias de falta do mês. Critério meu: quem passa a faltar mais pede uma conversa antes de pedir demissão.
Tempo de vaga aberta. Conte os dias entre a saída e o dia em que a pessoa nova faz sozinha as tarefas combinadas. É o número que mostra o quanto a reposição custa em tempo.

Os três são critério da Consylion. Com poucas pessoas, o percentual oscila muito com uma saída, então olho o número de saídas e o motivo de cada uma.

O erro mais comum na gestão de pessoas de uma equipe pequena

O instinto é achar que gestão de pessoas é coisa de empresa grande, com RH. Meu diagnóstico é outro: o que falta é regularidade, mais do que um RH. O dono conversa quando o problema aparece, quando já não dá para evitá-lo.

Três formas disso:

Tratar tudo como urgência de operação. O retorno some do calendário porque sempre há cliente na loja.
Deixar o retorno para quando der problema. A pessoa só ouve a seu respeito quando algo deu errado.
Contratar pela pressa. A vaga aberta dói, e o primeiro candidato parece alívio.

Variações: MEI com um ajudante, equipe familiar e equipe de 9

MEI com um ajudante (1 a 2 pessoas). Faça só as frentes 1 e 2: critério de contratação e função em três linhas. O retorno pode ser uma conversa curta a cada duas semanas.

Equipe familiar. Separe o papel do parentesco. Escreva a função do parente como de qualquer outra pessoa e marque o retorno no mesmo dia fixo. Misturar jantar de domingo com conversa de desempenho, sem combinar, confunde os dois.

Equipe de 9. Nomeie uma pessoa de referência para ajudar nos retornos e na entrada de quem chega. Perto de 10 pessoas, avalie se já não é hora de alguém cuidar de pessoas em parte do tempo.

Modelo pronto: o ciclo de pessoas da pequena empresa

O quadro abaixo é da Consylion, adaptado do Manual de Gestão de Pessoas, para copiar sem cadastro. Na última coluna, o que uma equipe de 1 a 9 pessoas pode adiar.

Modelo pronto para copiar

Ciclo de pessoas da pequena empresa

Etapa	O que fazer	Quem faz	Pronto quando	Pode adiar
Vaga	Escrever o critério e as 3 tarefas do primeiro mês	Dono	O critério cabe numa folha	Descrição de cargo formal
Contratação e primeiro mês	Exame admissional, registro, onboarding de 30 dias	Dono, com o contador	A pessoa faz as 3 tarefas sozinha	Manual de boas-vindas
Rotina e retorno	Conversa de 15 a 20 minutos em dia fixo	Dono ou líder direto	O retorno aconteceu no dia combinado	Pesquisa de clima formal
Avaliação	Reler a função de 3 linhas e combinar o próximo período	Dono, com a pessoa	Função atualizada e combinado escrito	Plano de carreira
Saída	Conversa de saída, motivo anotado, custo estimado	Dono	Motivo e custo no registro de saídas	Painel de dados de pessoas

Exercício de 15 minutos

Mão na massa · 30 minutos

Escreva uma função e marque o próximo retorno

Minutos 0 a 7: escolha uma pessoa da equipe e escreva a função dela em três linhas: o que entrega, com que frequência e o que é bem feito.
Minutos 7 a 12: liste as saídas dos últimos 12 meses, com o motivo de cada uma em uma frase.
Minutos 12 a 15: marque no calendário o próximo retorno com cada pessoa da equipe.
Pronto quando: a função está escrita, as saídas estão listadas e cada pessoa tem uma data.

Hoje, escreva só a primeira função em três linhas. O retorno fica mais fácil quando as duas pessoas sabem do que estão falando.

Para levar

Gestão de pessoas se faz com rotina: retorno em dia fixo, antes de o problema aparecer.

Padrão Consylion de aconselhamento

Como usar este conselho

De onde vem: Critério da Consylion de gestão de pessoas em quatro frentes (contratar, esclarecer a função, dar retorno, acompanhar números), baseado no Manual de Gestão de Pessoas; a CLT (arts. 29 e 168) e a NR-7 para as obrigações de admissão; o DataSebrae (RAIS) para o peso das MPEs no emprego; e o custo mensal da calculadora de custo de funcionário do portal. As 4 fontes estão listadas no fim do artigo.
Quando se aplica: Quem lidera de 1 a 9 pessoas em comércio, serviço ou alimentação e gere sem departamento de RH.
Equipes já montadas que precisam de rotina de retorno e de acompanhamento.
Limites: Não substitui o contador ou o advogado trabalhista em contratação, rescisão e encargos.
Conflito grave, assédio ou questões de saúde mental pedem um profissional (advogado, médico do trabalho ou psicólogo).
A definição, as quatro frentes, os três números e o quadro de diferenças são critérios meus, sem valor de norma. As horas, o valor da hora e a produtividade do exemplo são hipóteses ilustrativas, sem valor de dado de mercado.
Critério da Consylion: perto de 10 pessoas, avalie se já é hora de alguém cuidar de pessoas em parte do tempo.
Na prática: Uma folha com a função de cada pessoa em três linhas, um calendário com o dia de retorno de cada uma e 15 minutos por mês para olhar os três números.
Como medir o resultado: Saídas nos últimos 12 meses, comparadas com os 12 anteriores.
Retornos feitos no dia combinado, por pessoa, ao longo de 90 dias.
Tempo médio de vaga aberta até o novo funcionário render.
Quando revisar: Mudar a CLT ou a NR-7 citadas.
Mudar a calculadora de custo de funcionário.
Mudar o ciclo de pessoas do Manual de Gestão de Pessoas.
Última revisão em 1 nov 2026.

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Perguntas frequentes

Quando vale terceirizar o RH?: Quando a rotina de pessoas passa a tomar o tempo que deveria ir para a operação e a venda, e ninguém da equipe consegue assumi-la. Pelo meu critério, isso tende a aparecer perto de 10 pessoas. Terceirizar a folha e a admissão com um contador é uma coisa, e terceirizar a decisão sobre quem contratar e como dar retorno é outra, e essa continua sendo sua.
Quem cuida de gestão de pessoas num MEI com um ajudante?: Você. Com uma ou duas pessoas, cuide só das duas primeiras frentes: contratar com um critério escrito e deixar a função clara em três linhas. O retorno pode ser uma conversa curta de 15 minutos, em dia fixo, a cada duas semanas. Os números e o quadro completo esperam o quadro crescer. É critério da Consylion.
Por onde começar se a equipe já está montada?: Pela função: escreva em três linhas o que cada pessoa entrega e confirme com ela. Depois marque no calendário o próximo retorno de cada uma e liste as saídas dos últimos 12 meses, mesmo de memória. Essa ordem funciona porque a função clara dá assunto ao retorno, e a lista de saídas mostra onde olhar primeiro. É critério da Consylion.

Quem escreveu

Edson Oliveira

Fundador da Consylion e criador do Protocolo Consylion™

Li mais de 2.000 livros de negócios e reuni nos manuais da Consylion os métodos que uma pequena empresa consegue aplicar. Aqui, escrevo o passo a passo para você usar no seu negócio, com exemplos e a fonte de cada número.

Como produzimos este conteúdo

A pauta parte das dúvidas reais de quem toca uma pequena empresa e dos métodos dos manuais Consylion. O texto é escrito com apoio de inteligência artificial e segue o padrão editorial da Consylion: cada número, regra e citação vem de uma fonte confiável (órgãos públicos, normas, leis e pesquisas com metodologia publicada), aberta e conferida, e está listada no fim do artigo; o que não pode ser verificado não entra. Os exemplos com números são ilustrativos e estão identificados como tal. Quando surgem dados melhores ou as regras mudam, o artigo é revisado. Última revisão em 1 nov 2026. Leia a política editorial completa.

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