OKR: o que é e como usar na pequena empresa, com exemplo

Por que o OKR de empresa grande não cabe na sua

O instinto diz que, para fazer direito, você precisa copiar o OKR do Google. O guia do re:Work descreve três a cinco objetivos e cerca de três KRs para cada um, e reuniões trimestrais com a empresa toda. O problema é o que sobra para quem não tem gerente, departamento nem tempo: quinze KRs viram uma lista de tarefas que ninguém abre depois da segunda semana.

Pense no GPS do carro. Ele não dirige por você: mostra a distância até o destino e recalcula quando você sai da rota. O OKR faz isso com uma mudança só. Com cinco destinos ao mesmo tempo, o GPS não ajuda ninguém.

Por isso a minha regra para o porte pequeno é menor que a do Google: um objetivo e até três KRs. Entre os seus clientes, a sua agenda e o seu caixa, a atenção do dono é o recurso mais escasso.

Objetivo e resultado-chave: o teste de quatro perguntas

O guia do Google traz a regra que sustenta o teste: resultados-chave descrevem resultados, não atividades, e verbos como "consultar", "ajudar", "analisar" e "participar" denunciam uma atividade. A partir disso, o teste que eu uso tem quatro perguntas:

1. Tem um número com ponto de partida e meta?
2. Tem prazo, a data do fim do trimestre?
3. Mede algo que o cliente ou o caixa sente, e não uma atividade minha?
4. Se eu fizer tudo e o número não mexer, ainda vou achar que deu certo? Se sim, é tarefa.

Veja o mesmo objetivo de um pet shop fictício, escrito errado e escrito certo:

Versão errada	Pergunta que reprova	Versão certa
Aumentar vendas	1 e 2: sem número, base nem prazo	Ocupação da agenda de banho e tosa de 60% para 75% até 31/03
Melhorar o atendimento	1 e 3: nada que o caixa sinta	Clientes que voltam em até 45 dias de 35% para 50% até 31/03
Fazer 8 postagens por semana	4: posto tudo e as vendas não mexem	Pacotes mensais de banho vendidos de 0 para 30 clientes até 31/03

A coluna do meio mostra por que cada item da esquerda é desejo ou tarefa. Os da direita passam nas quatro perguntas.

Exemplo completo: um pet shop de bairro em um trimestre

Imagine um pet shop fictício, com números redondos e 5 pessoas: o dono, 2 tosadores, 1 atendente e 1 entregador. O banho e tosa é o serviço de maior margem. A capacidade da agenda é 2 tosadores × 22 dias × 6 horas = 264 horas por mês.

O objetivo do primeiro trimestre: fazer do banho e tosa uma agenda cheia e previsível. Os três KRs, todos com prazo em 31/03:

O que o KR1 vale: 60% de 264 horas são 158,4 horas; 75% são 198 horas. A R$ 100 de faturamento por hora, a agenda passa de R$ 15.840 para R$ 19.800 por mês, ou R$ 3.960 a mais. O valor por hora e o preenchimento das horas novas são premissas do exemplo: dependem de haver demanda, e não são promessa.

No fechamento, a ocupação chegou a 70%, ou 184,8 horas por mês. O pet shop não bateu nenhuma meta e avançou em todas. A média de 0,66 diz que a mudança aconteceu em boa parte; a decisão sobre cada KR vem da leitura da nota, mais abaixo.

Infográfico

Ler o infográfico em texto

Exemplo de um pet shop fictício com 5 pessoas

1. Objetivo: A mudança do trimestre, em uma frase.
2. Até 3 KRs: Base, meta e prazo em cada um.
3. 15 min por semana: Atualize o número e decida a ação.
4. Nota: (final − base) ÷ (meta − base).

KR1: o que 75% de ocupação vale

264 h × 75% = 198 h

• 264 h: agenda do mês
• × 75%: meta de ocupação
• = 198 h: por mês (hoje, 158,4 h)

KR1: a nota com final de 70%

10 pontos ÷ 15 pontos = 0,67

• 10 pontos: avanço (70% − 60%)
• ÷ 15 pontos: distância (75% − 60%)
• = 0,67: nota do KR1; média dos 3 KRs: 0,66

Fonte: Fluxo, teste de KR e fórmula da nota: critério da Consylion; escala de 0 a 1: Google re:Work; conta: exemplo do artigo. Exemplo fictício, com números redondos. Meça o seu.

Como implementar OKR na pequena empresa, passo a passo

O tempo total é de 4 horas no trimestre: 12 conversas de 15 minutos (3 horas) mais a revisão de 1 hora. Se passou muito disso, o método está pesado para o seu porte. O Sebrae-SC sugere ainda definir os objetivos junto dos colaboradores. Com equipe, converse sobre cada KR antes de fechá-lo. A conversa semanal também é um bom momento de feedback, com o número na mesa.

Como dar nota ao OKR e o que fazer com cada resultado

O guia do Google usa uma escala de 0,0 a 1,0, em que 1,0 é objetivo plenamente alcançado, e a nota do objetivo sai da média aproximada das notas dos KRs. A fórmula do KR é minha: (valor final − base) ÷ (meta − base). O guia traz só a escala. Quando menor é melhor, como no tempo de espera, a conta funciona igual: base 10 minutos, meta 5 e final 7 dão (7 − 10) ÷ (5 − 10) = 0,60.

A leitura da nota, em linguagem do dia a dia:

Nota	Leitura	O que fazer
Abaixo de 0,4	A meta estava longe da realidade ou a ação errada (critério meu)	Ajustar a meta ou trocar a ação; olhar o que travou
De 0,6 a 0,7	Para o Google, a faixa esperada em metas ambiciosas	Manter o KR e subir a meta, se houver demanda
Perto de 1 sempre	Segundo o Google, sinal de meta pouco ambiciosa	Subir a meta no próximo ciclo

O Google trata nota baixa como dado para refinar os próximos OKRs, não como fracasso. A faixa de 0,6 a 0,7 vale para metas ambiciosas, e nem todo KR de um pet shop é assim. Se o KR é manter algo, nota 1 é boa. No exemplo, a média de 0,66 cai na faixa do Google, mas a decisão vem de cada KR: o retorno (0,60) é o mais fraco, então entenda o que travou antes de repetir a meta.

OKR e KPI: como usar os dois sem confusão

Para o uso do dia a dia, o KPI acompanha a rotina e o OKR aponta a mudança do trimestre.

	KPI	OKR
Responde	Como está a rotina?	Que mudança eu quero no trimestre?
Duração	Contínuo	Um trimestre
Exemplo	Ocupação da agenda, lida toda semana	Subir a ocupação de 60% para 75%

Um KPI vira KR quando você decide movê-lo. A comparação completa, com o filtro de corte dos números, está no guia de KPI. O que a loja faz todo dia, como o caixa e o estoque, continua fora do OKR.

Exemplos de OKR por tipo de negócio

Todos fictícios, com números redondos. O seu financeiro vira o KR de margem, e assim por diante: não precisa de OKR por departamento.

Negócio	Objetivo	KR1	KR2
Estúdio de design	Ter clientes recorrentes	Contratos mensais de 2 para 6	Receita recorrente de 20% para 40% do faturamento
Loja de roupas	Vender mais a quem já comprou	Clientes que compram de novo em 90 dias de 20% para 30%	Ticket médio de R$ 120 para R$ 140
Lanchonete	Tirar o aperto do horário de pico	Espera no balcão de 12 para 7 minutos	Pedidos devolvidos de 6% para 3%
Escritório de contabilidade	Receber em dia	Inadimplência de 12% para 6%	Prazo médio de recebimento de 38 para 28 dias
Loja online	Fazer o carrinho virar pedido	Conversão de 1,2% para 1,8%	Pedidos entregues no prazo de 85% para 95%

O erro mais comum: transformar o OKR em lista de tarefas

O guia do Google lembra que OKR não é uma lista de tarefas compartilhada. Cinco erros derrubam o método com mais frequência na pequena empresa, pelo meu critério:

• KR que é atividade. "Fazer 8 postagens" diz o que você faz, não o que muda.
• Objetivo demais. Cada objetivo extra divide a atenção que você já não tem.
• Meta sem base. "Aumentar para 75%" não diz de onde parte; sem base, não há nota.
• Amarrar bônus no primeiro ciclo. O Google diz que OKR não equivale a avaliação de desempenho. Por minha conta: se a meta paga, a equipe aceita meta segura e o método perde o sentido.
• Abandonar a conversa semanal. Sem ela, o OKR vira um papel do começo do trimestre.

O custo também é de tempo, saúde e vida do dono. Se o OKR toma mais de uma hora por semana, está errado para esse porte. Método que rouba a noite do dono é peso, não clareza.

Modelo de OKR de uma folha para copiar

Uma folha basta. Copie a estrutura abaixo para o Google Planilhas ou o Excel. Preenchida com o pet shop:

A fórmula é a mesma quando menor é melhor, porque base, meta e final trocam de posição. Formate a coluna E com duas casas decimais.

Exercício de 30 minutos: seu primeiro OKR

Se hoje só der para fazer uma coisa, escolha a mudança e um número com ponto de partida. Para levar o OKR à equipe, o guia de trabalho em equipe mostra como engajar as pessoas na meta, e o de gestão de pessoas ajuda a definir quem responde por cada número.