Procrastinação: como o dono para de adiar o que importa

Por que o dono adia o que importa

O dono quase nunca adia o que é fácil. Adia o que pesa. A imagem que uso é a gaveta de contas: cada dia fechada, ela fica mais pesada, e abrir exige mais coragem do que na véspera.

Três achados ajudam a entender, com a ressalva de que vêm de estudos com outro público.

Na metanálise de Steel, com 691 correlações, os preditores fortes e consistentes foram a aversão à tarefa (o quanto ela é desagradável), a autoeficácia (a confiança de que você consegue), a impulsividade e a conscienciosidade, com seus componentes de autocontrole, organização e motivação para realizar. Para a aversão, a correlação é de 0,40; para a autoeficácia, de -0,38, ou seja, quanto menos você confia que consegue, mais adia (Steel, 2007).

Sirois e Pychyl (2013) propõem outra leitura: o adiamento tem a ver com consertar o humor no curto prazo, e a conta fica para o "eu do futuro" (Sirois e Pychyl, 2013). É uma tese teórica dos autores, não metanálise. Para eles, a tarefa é aversiva quando é chata, frustrante ou sem sentido e estrutura.

A amostra de Steel é majoritariamente de estudantes universitários e de traços de personalidade. Este guia não traz estudo feito com donos de pequenas empresas; o que vem a seguir é o meu critério, apoiado nesses achados onde dá, e não pesquisa sobre donos.

Eu separo o adiamento em cinco motivos, e cada um pede um remédio diferente:

• Vaga: você não sabe por onde começar. O apoio é parcial: Sirois e Pychyl incluem a falta de estrutura entre as tarefas aversivas.
• Grande demais: a tarefa parece impossível numa tacada. É critério meu; a ligação mais próxima é a autoeficácia.
• Desagradável: você não quer sentir o que vem junto. Tem apoio na aversão à tarefa.
• Medo do resultado: você teme a resposta do cliente ou do funcionário. O apoio é fraco: o medo do fracasso aparece em Steel com correlação de 0,18, e eu não o trato como causa central.
• Sem prazo: ninguém espera a tarefa, então ela nunca é urgente. Também é critério meu.

O erro mais comum é responder a qualquer um dos cinco com mais cobrança, e a cobrança só soma outro peso à tarefa. Sem chefe e sem prazo de fora, só você pode puxar a tarefa de volta, e o primeiro passo para isso é diagnosticar o motivo.

Quanto custa adiar uma tarefa do negócio

Cada tarefa adiada custa de duas formas que dá para contar: dinheiro parado e tempo. Dinheiro parado é o valor que só anda quando você faz a tarefa, como uma cobrança ou um orçamento. Não chamo isso de perda, porque ninguém garante que o cliente pague ou aceite; é só o valor que ficou esperando você.

O tempo é o que a tarefa consome pensando nela. O critério que uso: dias na lista × minutos por dia pensando nela. Com 5 minutos por dia (premissa ilustrativa), uma tarefa de 10 dias na lista consome 50 minutos de cabeça, e o primeiro passo dela leva 10. Na oficina do exemplo, logo abaixo, são 62 dias no total: 62 × 5 = 310 minutos, ou 5 horas e 10 minutos, contra 60 minutos de seis primeiros passos.

Como parar de adiar, passo a passo

Os cinco passos valem para qualquer tarefa que passa de 3 dias na lista. Esse limite é critério da Consylion: serve para você decidir, não para se cobrar.

1. Liste o que está adiado e há quantos dias

Escreva tudo o que está na sua cabeça há mais de 3 dias, com a data em que entrou. Pronto quando: cada item tem um verbo e uma data. Armadilha: listar "organizar a empresa", que é vago demais para contar.

2. Estime o dinheiro parado de cada item

Ao lado de cada tarefa, o valor que só anda depois dela. Se não tem valor, escreva zero. Pronto quando: todo item tem um número. Armadilha: chamar de perda; é só dinheiro parado.

3. Diagnostique o motivo, um dos cinco

Escolha vaga, grande demais, desagradável, medo do resultado ou sem prazo. Pronto quando: cada tarefa tem um só motivo escrito. Armadilha: dizer "falta de tempo" sem olhar para a tarefa.

4. Reduza a um primeiro passo de 10 minutos

O primeiro passo termina em algo visível: uma mensagem enviada, uma linha escrita, um valor somado. Pronto quando: outra pessoa conseguiria ver que você fez. Armadilha: um passo que é a tarefa inteira com outro nome.

Eu olharia primeiro a tarefa com mais dinheiro parado.

5. Faça, anote e, se travar, divida de novo

Faça o passo, anote os dias e o que mudou. Se travou outra vez, a tarefa ainda está grande, então divida mais ou marque horário com outra pessoa. Eu não repito o mesmo passo com mais força de vontade. Pronto quando: a tarefa ganhou um passo feito ou um novo passo menor.

Exemplo completo: uma oficina mecânica com 4 pessoas, em uma semana

Imagine uma oficina fictícia em Belo Horizonte, com o dono e três mecânicos. Na segunda-feira ele lista seis tarefas adiadas, em dias úteis na lista.

A soma dos dias é 8 + 6 + 14 + 4 + 20 + 10 = 62. A dos valores é 5.200 + 14.000 + 0 + 2.400 + 900 + 0 = 22.500. As cobranças são 4 × R$ 1.300 = R$ 5.200. O orçamento da frota é o valor se o cliente aceitar, daí "em jogo". O tempo pensando é 62 × 5 min = 310 min = 5 h 10 min.

Duas tarefas travaram depois do primeiro passo. A lista dos 9 veículos passou de 10 minutos, então o dono dividiu: 3 veículos por dia, em 10 minutos cada, e mandou o orçamento na quinta. A conversa com o mecânico ficou na primeira frase escrita, porque ninguém esperava por ela. Ele marcou 15 minutos na sexta com o mecânico, um compromisso com outra pessoa, e a conversa aconteceu.

O caixa foi fechado na quarta, a cotação foi pedida com data de resposta na sexta e a mensagem de cobrança foi enviada aos 4 clientes. Dois pagaram: 2 × R$ 1.300 = R$ 2.600. Os outros dois ficaram com data combinada, e a tarefa de cobrança continuou na lista. O documento também continuou.

Na sexta, o que dependia só do dono caiu de R$ 22.500 para R$ 2.600: 22.500 - 14.000 (orçamento enviado) - 2.400 (caixa fechado) - 900 (cotação pedida) - 2.600 (cobranças pagas) = 2.600. Quatro tarefas saíram da lista.

As duas que ficaram somam 13 + 15 = 28 dias úteis, contra 62. A conta pressupõe 5 dias úteis a mais em cada uma: a cobrança foi de 8 para 8 + 5 = 13 e o documento, de 10 para 10 + 5 = 15.

Infográfico

Ler o infográfico em texto

O apoio de cada motivo na pesquisa, e o primeiro passo de 10 minutos usado na oficina fictícia

Cinco motivos, um por tarefa

	Sinal	Apoio na pesquisa	Primeiro passo (10 min)
Vaga	Não sabe por onde começar	Parcial: falta de estrutura	Separar entradas e saídas
Grande demais	Impossível numa tacada	Critério da Consylion	Listar os 9 veículos
Desagradável	Evita o que vem junto	Aversão à tarefa (Steel)	Mandar a mesma mensagem
Medo do resultado	Teme a resposta do outro	Fraco: r de 0,18 em Steel	Escrever a primeira frase
Sem prazo	Ninguém espera a tarefa	Critério da Consylion	Fixar a data da resposta

Fonte: Critério da Consylion; Steel (2007), Psychological Bulletin; Sirois e Pychyl (2013). Os cinco motivos e os 10 minutos são critério da Consylion, não resultado de pesquisa. Primeiros passos do exemplo fictício da oficina.

Quando a tarefa adiada é uma conversa difícil

Cobrar cliente, corrigir funcionário e negociar com fornecedor costumam cair em "desagradável" ou em "medo do resultado". O remédio de 10 minutos é escrever a primeira frase e mandar, ou marcar o horário da conversa. Marcar com a outra pessoa muda o jogo: o adiamento deixa de ser só seu.

Para a conversa com a equipe, o artigo sobre feedback traz uma estrutura para dizer o que precisa ser dito. Se o adiamento vem com ansiedade que atrapalha a rotina, veja o guia de ansiedade.

Pomodoro, Eisenhower ou plano se-então: qual usar

Não afirmo qual técnica é mais eficaz, porque este guia não compara estudos entre elas. O que posso dizer é para que cada uma serve:

• Plano se-então: fixa quando e onde você age. O artigo sobre disciplina ensina o plano e o registro.
• Matriz de Eisenhower: ajuda a decidir o que fazer primeiro. Está em matriz de Eisenhower.
• Método Pomodoro: divide o trabalho em blocos curtos com pausa. Quem quiser, pode usar um bloco para o primeiro passo de 10 minutos.

Procrastinação é doença? E TDAH?

Adiar tarefas é comum e, por si só, não é diagnóstico. Este guia não diagnostica TDAH, ansiedade nem depressão. Steel descreve a procrastinação como uma falha de autorregulação (self-regulatory failure), e o NIMH, órgão do governo dos EUA, lista "disorganization and procrastination" entre os sintomas que o TDAH pode causar em adultos. Isso não quer dizer que quem procrastina tem TDAH.

Para o NIMH, esses comportamentos aparecem em muita gente de vez em quando. No TDAH em adultos, são mais intensos, frequentes e persistentes, atrapalham a vida em mais de uma situação e duram ao menos 6 meses. Os sintomas costumam ter começado antes dos 12 anos (NIMH).

No Brasil, o Protocolo Clínico do Ministério da Saúde diz que, na suspeita, deve haver uma avaliação clínica e psicossocial completa, feita por psiquiatra, pediatra ou outro profissional de saúde qualificado (Portaria Conjunta nº 14/2022).

Outros quadros têm durações próprias. A OMS descreve a depressão como humor deprimido ou perda de interesse na maior parte do dia, quase todos os dias, por ao menos duas semanas, com sinais como concentração ruim, sono desorganizado e cansaço. A ansiedade, como medo e preocupação excessivos com sofrimento ou prejuízo importante no funcionamento (OMS). Quem se reconhece nisso deve procurar um psicólogo ou médico; um artigo não substitui a avaliação.

Modelo pronto: lista de adiados

Copie para uma folha ou planilha, sem cadastro. Uma linha por tarefa, no início da semana, e a linha da semana no fim:

Exercício de 20 minutos

Faça hoje, com a tarefa que mais pesa:

Para vencer o adiamento, o que eu uso é uma tarefa do tamanho de dez minutos e um número que mostre a lista andando, em vez de mais força de vontade. Para continuar, leia o guia sobre disciplina.