Matriz de Eisenhower: modelo, exemplo e como montar

O que é a matriz de Eisenhower e quais são os 4 quadrantes

A matriz de Eisenhower é uma tabela de dois eixos, urgente e importante, que divide as tarefas em quatro quadrantes e dá a cada um uma ação. Ela responde à pergunta "o que eu faço primeiro?" com um critério em vez da sensação do dia.

A diferença entre as duas palavras é o coração do método. Urgente é o que tem prazo ou alguém esperando agora. Importante é o que aproxima ou afasta você do objetivo do negócio. Uma mensagem de cliente que chegou há dois minutos é urgente; fechar o preço do serviço novo é importante. As duas coisas podem coincidir, e muitas vezes não coincidem.

Quadrante	Importante?	Urgente?	Ação	Exemplo de um estúdio de fotografia
1	Sim	Sim	Faça agora	Cliente com entrega atrasada
2	Sim	Não	Agende	Fechar o preço do pacote novo
3	Não	Sim	Delegue	Responder dúvidas simples no WhatsApp
4	Não	Não	Elimine	Rolar rede social sem objetivo

Os quatro níveis de prioridade são esses quatro quadrantes, do que exige ação imediata ao que deve sair da lista. Na minha leitura, o quadrante 2 (agende) é o que mais importa para o dono, porque é onde moram o preço, o treino da equipe e o fluxo de caixa. Quando ele fica vazio, o negócio só reage. Reservar tempo para o quadrante 2 é escolher dirigir o seu negócio em vez de apenas atendê-lo, e é uma escolha que só você pode fazer por você.

Infográfico

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Urgente × importante, com um exemplo de tarefa de um estúdio de fotografia

Eixo horizontal: Urgência (de Não urgente a Urgente). Eixo vertical: Importância (de Baixa a Alta).

• 2 · Agende: Fechar o preço do pacote novo. Marque data e horário na agenda.
• 1 · Faça agora: Cliente com entrega atrasada.
• 4 · Elimine: Rolar rede social sem objetivo.
• 3 · Delegue: Responder dúvidas simples no WhatsApp. Diga quem e até quando.

Fonte: Método da matriz de Eisenhower, conforme o artigo; discurso de Eisenhower de 19/08/1954 (American Presidency Project). Exemplos de um estúdio de fotografia fictício em Recife.

De onde vem a matriz de Eisenhower

A origem que dá para provar é pequena. Em 19/08/1954, na Segunda Assembleia do Conselho Mundial de Igrejas, em Evanston (Illinois), Dwight Eisenhower citou a frase de "um ex-presidente de universidade" que ele não nomeou: "Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente" (tradução livre; o texto original está na transcrição do discurso). Em seguida, ele chamou isso de "um dilema do homem moderno".

Eisenhower citou a frase e não a reivindicou como dele. O Quote Investigator diz não saber se ele usava a técnica. A forma de quatro quadrantes não aparece nesse discurso, e este guia não atribui a matriz a nenhum autor. A frase também vai mais longe do que a prática: na matriz, urgente e importante podem coincidir (quadrante 1).

Como montar a sua matriz, passo a passo

Os cinco passos abaixo são o método que eu proponho. Cada um traz o critério de pronto.

1. Escreva o objetivo do mês no topo da folha. Pronto quando cabe em uma frase. Sem ele, "importante" vira sensação.
2. Liste tudo o que está pendente. Pronto quando nada ficou só na cabeça. Inclua o que você faz sem perceber, como cobrir falta de funcionário.
3. Responda às duas perguntas em cada item. Pronto quando cada tarefa tem um sim ou não para importante e outro para urgente. A armadilha é marcar "urgente" em tudo porque alguém pediu com pressa.
4. Defina uma ação por item: faço hoje, marco na agenda com data, delego com nome e prazo, ou elimino. Pronto quando nenhum item ficou só "no quadrante".
5. Revise toda segunda-feira, por 15 minutos. Pronto quando você refez as horas da semana anterior. O tempo de 15 minutos é critério meu.

Exemplo completo: estúdio de fotografia em Recife

Imagine uma dona de estúdio de fotografia, fictícia, em Recife, com um sócio e uma assistente. Ela registrou as horas da semana em 11 tarefas e as colocou na matriz. Os valores são redondos e inventados para a conta, e os R$ 30 e R$ 90 por hora são premissas deste exemplo, não dados de mercado.

Dividindo cada subtotal por 31 horas, o quadrante 1 ocupa 25,8% do tempo (8 h), o 2 ocupa 19,4% (6 h), o 3 ocupa 32,3% (10 h) e o 4 ocupa 22,6% (7 h). Os percentuais somam 100,1% por arredondamento.

A leitura é esta: ela gasta mais horas no quadrante 3 (10 h) do que no 2 (6 h). Boa parte do cansaço dela vem de tarefas que outras pessoas poderiam fazer.

A decisão do exemplo tem três movimentos. Ela delega as 10 horas do quadrante 3 à assistente, a R$ 30 por hora, o que custa R$ 300 por semana. Elimina as 7 horas do quadrante 4.

Isso libera 10 + 7 = 17 horas, que vão para o quadrante 2: ele passa de 6 para 23 horas, e o quadrante 3 zera. Se a hora da dona vale R$ 90 (a premissa), as 17 horas valem 17 × R$ 90 = R$ 1.530. Descontados os R$ 300, o saldo é R$ 1.230 por semana.

Infográfico

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As horas por quadrante e o que muda ao delegar 10 h e eliminar 7 h

Para onde vão as 31 horas

Parte	Valor	% do total
3 · Delegue (dúvidas, notas e entregas)	10 h	32,3%
1 · Faça agora	8 h	25,8%
4 · Elimine	7 h	22,6%
2 · Agende (preço, treino e caixa)	6 h	19,4%
Total	31 h	100%

Antes e depois de delegar e eliminar

Antes (A semana como foi)

• 3 · Delegue: 10 h
• 4 · Elimine: 7 h
• 2 · Agende: 6 h
• 10 h: no delegue, contra 6 h no agende

Depois (Delega 10 h (R$ 300) e elimina 7 h)

• 3 · Delegue: 0 h
• 4 · Elimine: 0 h
• 2 · Agende: 23 h
• R$ 1.230: por semana: 17 h × R$ 90 − R$ 300

Fonte: Cálculo do exemplo do artigo (horas registradas, R$ 30 por hora da assistente e R$ 90 por hora da dona, premissas). Exemplo fictício. Os R$ 30 e R$ 90 por hora são premissas, não dados de mercado.

Esse R$ 1.230 é o valor do tempo redirecionado, não receita nem lucro. Ele só existe se as 17 horas forem de fato usadas no quadrante 2. Se elas virarem mais atendimento improvisado, o saldo é zero. E parte das horas pode, com toda a razão, virar descanso: tempo e saúde também contam. Para medir a sua hora, o artigo sobre produtividade mostra como registrar o tempo.

E se não houver a quem delegar?

Se você tem de 0 a 3 pessoas, "delegue" parece luxo. O critério que eu uso é trocar o verbo, conforme o caso:

• Padronize: a tarefa que se repete, como as dúvidas simples do WhatsApp, vira uma resposta pronta, um roteiro ou uma regra, e leva menos horas.
• Adie com prazo: se a tarefa não é importante e pode esperar, dê uma data a ela. Sem data, vira urgente sozinha.
• Terceirize a tarefa, não o cargo: um contador para a conciliação, uma pessoa por hora para o agendamento. Isso pode custar menos do que contratar alguém, conforme o volume; compare o custo por hora com o seu.

E tenha um alarme de planejamento: se o quadrante 1 passar de metade das horas da semana, o problema é de planejamento, porque as urgências estão se repetindo. Os 50% são regra de bolso minha, não norma. No exemplo, o quadrante 1 tem 25,8%, abaixo dela.

Erros comuns e quando a matriz não resolve

1. Tudo no quadrante 1. Se tudo é urgente e importante, a matriz não está ordenando nada. Volte ao objetivo do mês.
2. Ignorar o quadrante 2. Sem data na agenda, o importante e não urgente perde sempre para a urgência dos outros.
3. Matriz gigante. Passou de umas 20 tarefas (limite meu, de bolso), o trabalho de classificar vira trabalho em si. Foque na semana.
4. Não revisar. A tarefa agendada que ninguém olha volta como urgência.
5. Usar a matriz para escolher entre dois itens importantes e urgentes. Ela não ordena itens do mesmo quadrante, nem tarefas que dependem uma da outra.

Para esses casos, use outra ferramenta: uma lista numerada para a ordem, o 5W2H para detalhar quem faz o quê, ou um mapa mental para explorar o assunto antes de priorizar. Se a prioridade virou um projeto com várias etapas, o guia de gestão de projetos mostra como quebrá-lo em tarefas com prazo.

Exercício de 15 minutos

Pegue as últimas 10 tarefas que você fez, em papel e caneta, sem aplicativo.

Na segunda-feira seguinte, refaça em 15 minutos e compare as horas do quadrante 2. Se não subiram em quatro semanas, reveja o que está caindo nos quadrantes 1 e 3. O Manual do Essencial na Empresa, da Consylion, trabalha esse mesmo olhar: identificar o que consome tempo e margem para decidir o que manter.