Google Planilhas: como usar e quando preferir ao Excel

Como usar o Google Planilhas, passo a passo

Crie a planilha

Entre em sheets.google.com e abra uma planilha em branco. Pronto quando ela abre com o seu nome de conta no canto. A armadilha é ter mais de uma conta Google aberta no navegador e criar o arquivo na errada. Dê um nome claro, como "Despesas novembro", para o arquivo não virar "Planilha sem título".

Digite os dados e formate

Coloque uma linha de cabeçalho e um lançamento por linha. Para o controle de despesas, use as colunas Data, Descrição, Categoria, Valor e Quem pagou. Pronto quando cada coluna tem um só tipo de dado. A armadilha é misturar texto e número na coluna de valor: a soma deixa de fechar. Uma lista suspensa na coluna Categoria evita a grafia diferente que quebra a soma, e a formatação condicional destaca o que passou do combinado. Os dois guias têm a versão do Planilhas.

Some com uma fórmula

Na célula abaixo dos valores, escreva =SOMA(D2:D7). O separador de argumentos pode ser ponto e vírgula ou vírgula, conforme a configuração da sua conta (veja a seção sobre idioma); use o que o seu Planilhas aceitar. Pronto quando o total bate com a soma feita à mão.

Compartilhe e consulte o histórico

Compartilhe com pessoas específicas ou por link. A ajuda do Google lista três papéis: Editor, Comentarista e Leitor. O acesso Restrito só abre para quem foi autorizado; com "qualquer pessoa com o link", quem tiver o link abre o arquivo sem fazer login numa Conta do Google.

O histórico de versões mostra quem atualizou o arquivo por último e quando, mas é preciso permissão de editor para vê-lo. Pronto quando a outra pessoa abre a planilha sem você mandar arquivo. A armadilha é compartilhar como Leitor alguém que precisa lançar dados, ou como Editor alguém que só precisa ler.

Exemplo com números: despesas do escritório em R$

Imagine um escritório fictício, com três pessoas e seis lançamentos no mês, em números redondos. É a mesma tabela dos passos acima.

Com a categoria na coluna C e o valor na D, as fórmulas são estas:

Pergunta	Fórmula	Resultado
Quanto foi de despesa fixa?	=SOMASE(C2:C7;"Fixa";D2:D7)	R$ 2.070
Quanto foi de despesa variável?	=SOMASE(C2:C7;"Variável";D2:D7)	R$ 1.230
Quanto foi o total?	=SOMA(D2:D7)	R$ 3.300

A prova: 1.800 + 150 + 120 = 2.070 (fixas); 380 + 250 + 600 = 1.230 (variáveis); 2.070 + 1.230 = 3.300, igual à soma direta da coluna.

O critério da Consylion é este: as partes têm de somar o total, sempre. Se não somam, há um valor com categoria escrita diferente, e a conferência pega isso antes de você tomar decisão em cima do número. O SOMASE tem a lista de erros dessa soma, e o PROCV busca um valor quando a pergunta é "qual é", não "quanto deu". Para um controle de gastos pessoais, veja a planilha de controle financeiro.

A ajuda do Google escreve o PROCV com esse nome em português e a sintaxe PROCV(chave_de_pesquisa, intervalo, índice, classificado), com vírgulas; um dos exemplos da mesma página usa ponto e vírgula. Por isso a regra é testar: digite a fórmula e veja qual separador o seu Planilhas aceita.

Google Planilhas ou Excel: o que tem a mais e quando escolher cada um

O Planilhas leva vantagem quando várias pessoas mexem no mesmo arquivo: a página do Workspace descreve várias pessoas trabalhando simultaneamente na mesma planilha, com comentários. O Excel entra quando a planilha depende de um recurso avançado que o Planilhas não oferece na sua conta (confira na ajuda do Google).

Os limites documentados mostram a diferença de natureza: o Google fala em até 20 milhões de células ou 100 MB para planilhas criadas ou convertidas no Planilhas; a Microsoft fala em 1.048.576 linhas por 16.384 colunas. Um é limite de total de células; o outro é o tamanho da grade por aba. Não são medidas iguais, e nenhuma delas prova que um programa é mais rápido ou mais pesado do que o outro. Volume acima de cerca de um milhão de linhas não é caso deste guia.

O critério abaixo é meu, não uma regra do Google nem da Microsoft. Eu começo pela pergunta de quem vai mexer, porque uma versão só vem antes de recurso.

Neste guia, o Excel tem um caso claro: o recurso avançado. Fora disso, escolher o que a sua equipe já abre é decisão boa.

Do Excel para o Planilhas (e de volta): o que muda

Abra o arquivo e converta uma cópia. A página do Workspace diz que dá para converter planilhas do Excel para o formato do Planilhas e que o original permanece intacto. Na conversão, o Google remove qualquer célula com mais de 50 mil caracteres. O que vale conferir é se as fórmulas e a formatação continuam certas. Este guia não trata do caminho inverso nem de macros: teste com uma cópia.

Para deixar tudo em português, saiba que são três coisas diferentes. O idioma vem da Conta do Google. A localidade, em Arquivo > Configurações > Geral, muda a formatação padrão de datas, números e moedas, mas não o idioma. E os nomes das funções podem ser alternados desmarcando "Sempre usar os nomes de funções em inglês", na opção de idioma de exibição.

Modelos prontos: como usar a galeria e quando montar o seu

No computador, clique em "Galeria de modelos", no canto superior direito, escolha o modelo e uma cópia é aberta. Modelo pronto serve para começar rápido. O critério da Consylion para montar o seu: se o modelo tem colunas que você não usa e falta uma que você precisa, a planilha de despesas acima faz o mesmo em cinco colunas e você a entende inteira.

O erro mais comum: a planilha não abre ou não salva

Nos casos que a ajuda do Google documenta, o problema é de acesso, não de arquivo. O off-line, por exemplo, só funciona no Chrome, com a extensão "Documentos Google off-line" e a opção ativada nas configurações do Drive.

Os três primeiros itens vêm da ajuda do Google; o último é uma hipótese comum, por isso a coluna se chama "provável".

Exercício de 10 minutos

Hoje, faça só isso. Se a outra pessoa abriu sem você mandar arquivo, você já tem uma versão só, e o resto deste guia é ajuste. Para saber se o hábito poupa tempo de verdade, o guia de produtividade mostra como medir.

Uma planilha só, que todo mundo vê, vale mais do que a melhor planilha enviada por e-mail.