Formatação condicional no Excel: como usar, com exemplo

Como criar uma regra, passo a passo

Escreva a pergunta em palavras

Antes de abrir qualquer menu, diga o que você quer ver: "valores acima de R$ 2.000". Se a pergunta não cabe em uma frase, são duas regras. Pronto quando a frase tem uma comparação e um número. A armadilha é pedir "o que está ruim", que o Excel não sabe responder.

Selecione o intervalo

Selecione só as células que a regra deve olhar, sem o cabeçalho: no exemplo, C2 a C9. Pronto quando o intervalo cobre todas as linhas com dado e nenhuma célula de título ou de total, que seria pintada junto.

Escolha a regra e o formato

Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique em Formatação Condicional e em Realçar Regras de Células. A Microsoft lista comandos como Entre, Igual a, Texto que Contém e Uma Data que Ocorra; ela cita Maior do Que entre os critérios internos. Escolha Maior do Que, digite 2000 e selecione o formato. Pronto quando as células já aparecem pintadas.

Na tabela do exemplo adiante, só R$ 2.400 e R$ 3.100 passam. Os R$ 2.000 do Café Central ficam de fora porque são iguais, não maiores; com "maior ou igual", seriam três linhas.

Mude um dado e confira

Troque um valor para cima e para baixo do limite e veja a cor aparecer e sumir: é a prova de que existe regra. Pronto quando a cor troca sozinha nas duas direções.

Os tipos de regra: realçar, escalas, barras e ícones

A formatação condicional tem estes tipos de regra; a tabela resume o que cada um faz e quando eu evito.

Tipo	O que faz	Quando evito
Realçar Regras de Células	Pinta células maiores que, entre, iguais, com certo texto, data ou duplicadas	Quando a pergunta depende de outra coluna: use fórmula
Regras Superiores/Inferiores	Destaca os maiores, os menores e o que está acima ou abaixo da média	Em lista curta, onde o olho já acha
Escalas de Cores	Gradação de duas ou três cores: o tom mostra o valor maior ou menor	Em coluna que já tem cor de regra
Barras de Dados	O comprimento da barra representa o valor na célula	Em tabela com muitas colunas numéricas
Conjuntos de Ícones	Classificam o dado em três a cinco categorias separadas por um valor limite	Quando a faixa não tem limite claro

Para não poluir, eu uso no máximo três cores, cada uma com uma pergunta.

Exemplo com números: contas a receber em R$

Imagine uma pequena empresa de serviços, fictícia, com oito contas a receber e números redondos. A data de referência fica na célula F1 (23/10/2026), e as três regras olham para ela.

Três regras de fórmula, aplicadas ao intervalo A2:D9, cada uma escrita para a primeira linha:

A conferência fecha: 5.500 + 2.100 + 2.000 + 2.900 = R$ 12.500, o total da tabela. Em fatias, são 44,0%, 16,8%, 16,0% e 23,2%.

Se uma linha caísse em duas cores ou em nenhuma, a soma não fecharia, e é assim que a conta denuncia a regra errada. As três regras foram testadas no LibreOffice Calc, e as somas, conferidas em Python. Confira as cores e os totais no seu Excel. Para somar um grupo na própria planilha, o SOMASE por situação ajuda.

Na planilha de verdade, troque o F1 por =HOJE(), que a Microsoft descreve como a função que retorna a data atual: a cor passa a mudar sozinha a cada dia.

Infográfico

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Três regras de fórmula sobre a mesma tabela de contas a receber

As quatro partes do total

Parte	Valor	% do total
Vermelho: venceu e não pagou (2 contas em aberto)	R$ 5.500	44,0%
Amarelo: vence em 7 dias (2 contas em aberto)	R$ 2.100	16,8%
Cinza: pago (2 contas)	R$ 2.000	16,0%
Sem cor: vence depois (2 contas em aberto)	R$ 2.900	23,2%
Total	R$ 12.500	100%

Fonte: Exemplo do artigo, testado no LibreOffice Calc e conferido em Python; ajuda da Microsoft, formatação condicional. Exemplo fictício, com números redondos e referência em 23/10/2026.

Fórmula e linha inteira: por que o cifrão vai antes da coluna

Para usar uma fórmula, selecione o intervalo, abra Formatação Condicional, Gerenciar Regras, Nova Regra e escolha Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas. A Microsoft exige que a fórmula comece com sinal de igual e retorne VERDADEIRO ou FALSO; se for verdadeiro, a célula recebe o formato.

Escreva a regra para a primeira célula do intervalo; o Excel a repete nas demais, ajustando as referências relativas. É aqui que o cifrão decide. Para a linha inteira, a ajuda do Google traz o exemplo =$B1="Sim". Para o Excel, o que segue vem de teste da Consylion no LibreOffice Calc, com a regra em A2:D9 sobre a coluna Situação:

Escrita	O que a referência faz	Resultado no meu teste
$D2	A coluna D fica travada, a linha varia	Cada linha inteira olha a própria situação e pinta certo
D2	Nada travado: a coluna anda para o lado	Só a coluna A acerta; B olha E, C olha F
$D$2	Tudo travado	Todas as linhas olham D2: ou tudo pinta, ou nada

Infográfico

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A mesma regra, três jeitos de escrever a referência

Escrever a regra para a primeira linha

	Aponta para	Resultado
$D2 (coluna travada)	A coluna D, linha a linha	Linha inteira certa
D2 (nada travado)	Anda com a coluna	Só a coluna A acerta
$D$2 (tudo travado)	Sempre a célula D2	Todas as linhas iguais

Fonte: Teste no LibreOffice Calc com a tabela do exemplo; ajuda do Google Planilhas sobre referências absolutas. Teste da Consylion no LibreOffice Calc; a ajuda do Google traz o exemplo com $B1.

Um segundo erro: escrever a regra para a segunda linha desloca tudo uma linha. No teste, com =$D3="Pago" aplicada a A2:D9, o Studio Aurora ficou cinza, porque a linha de baixo (Mercado Sol) está paga. A primeira célula do intervalo é a referência.

A Microsoft avisa que, ao selecionar células na planilha enquanto escreve, o Excel insere referências absolutas, e que para o ajuste automático por célula é preciso usar relativas. Digite a fórmula à mão.

Para combinar condições, use E e OU, como diz a Microsoft (função E e função OU). O E devolve verdadeiro só se todas as condições forem verdadeiras, e é o que usei para separar o vencido do pago. O OU, segundo a Microsoft, retorna VERDADEIRO se qualquer um dos argumentos for verdadeiro. Escrevi os argumentos com ponto e vírgula; se o seu Excel recusar, troque por vírgula, como nos exemplos da Microsoft.

Ordem das regras, copiar e limpar

O exemplo das três cores não depende de ordem, porque as condições nunca se sobrepõem. Para ver a ordem funcionar, tomo duas regras que se sobrepõem de propósito, só pela data: vermelho para =$B2<$F$1 (vencido) e amarelo para =$B2<=$F$1+30 (vence até 30 dias depois da referência, o que inclui os vencidos).

Os vencidos são quatro contas, R$ 7.500 (1.200 + 2.400 + 800 + 3.100). As outras quatro, R$ 5.000 (1.500 + 600 + 2.000 + 900), são amarelas só pela segunda regra: 7.500 + 5.000 = R$ 12.500.

No Excel, a Microsoft diz que, quando duas regras entram em conflito, vale a mais alta da lista. Com o vermelho em cima, as quatro contas vencidas ficam vermelhas. Com o amarelo em cima, as oito ficam amarelas e o vencido desaparece; foi o resultado do teste no LibreOffice Calc.

Para reordenar, abra Gerenciar Regras e use Mover para Cima e Mover para Baixo; regras novas entram no topo. Se os formatos não conflitam, as regras se somam, como uma de fonte vermelha e outra de negrito na mesma célula. A caixa Parar se Verdadeiro interrompe a avaliação nas regras abaixo, e não existe para barras de dados, escalas de cores e conjuntos de ícones.

Para copiar, use o Pincel de Formatação; se a regra usa fórmula, a Microsoft avisa que pode ser preciso ajustar as referências depois de colar. Ao copiar e colar células, uma nova regra é criada para o destino.

O erro mais comum: a regra não pega

Quando a cor não aparece, o Excel quase nunca está errado. Estes são os sintomas mais comuns.

Sintoma	Causa	Conserto
Só a primeira coluna pinta	Referência sem cifrão (D2): a coluna anda	Escreva $D2
Todas as linhas pintam igual	Tudo travado ($D$2)	Destrave a linha: $D2
A cor sobe ou desce uma linha	Fórmula escrita para a linha errada	Escreva a regra para a primeira linha do intervalo
Nenhuma linha pinta nas regras de data	Data guardada como texto (no meu teste no LibreOffice, as duas regras de data devolveram zero)	Converta a coluna para data e refaça o teste
"Pago" não pinta	Espaço no fim do texto: "Pago " é diferente de "Pago" no teste	Padronize a coluna, de preferência com lista suspensa
A regra de baixo não aparece	A de cima tem formato em conflito e vem primeiro	Reordene em Gerenciar Regras
A célula com erro não pinta	A Microsoft diz que fórmula com erro não recebe a formatação	Trate o erro na fórmula da própria célula
Pinta células que você não queria	O campo Aplica-se a cobre outro intervalo	Edite a regra e ajuste o intervalo

Se as cores não somam o total, uma das regras está pegando a linha errada.

Formatação condicional no Google Planilhas

No Google Planilhas, o caminho é Formatar, Formatação condicional. Uma barra abre à direita, com Cor única e Escala de cores. Para fórmula, em Formatar células se, escolha A fórmula personalizada é.

A linha inteira funciona como no Excel. O exemplo do Google: selecione as colunas A:E, escreva a regra da primeira linha e use =$B1="Sim" para pintar de verde a linha em que a coluna B é "Sim". A ajuda diz que muitas vezes é preciso o cifrão para as referências serem absolutas, e não relativas.

Há diferenças em relação ao Excel:

• Ordem: as regras são avaliadas na ordem da lista e a primeira regra verdadeira define o formato; os formatos não se somam. Reordene arrastando.
• Outra página: uma fórmula só enxerga a mesma página; para outra, use INDIRETO (INDIRECT, na ajuda).
• Colar: copiar e colar de uma célula com regra leva a regra junto. Para remover, clique em Remover sobre a regra.
• Separador: a ajuda usa vírgula e nomes de função em inglês; a localidade e o idioma das funções são configurações da planilha. Teste antes de copiar.

Exercício de 10 minutos

Hoje, faça só isto: escolha a coluna que, se for esquecida, custa mais, e escreva uma regra para ela.

Cor pintada à mão é foto do dia; cor por regra é leitura de hoje.

Para saber se o hábito poupa tempo, o guia de produtividade mostra como medir antes e depois.