Pedido de compra: modelo para copiar e o que não pode faltar

O que não pode faltar no pedido de compra

O que não pode faltar no pedido de compra é tudo o que você discutiria depois da entrega: o que, quanto, por quanto, quando, onde e como se paga. O instinto é tratar o pedido como um aviso ("manda 120 galões") e deixar o resto para a conversa. O problema é que o pedido não é um aviso. É a sua proposta.

Pelo Código Civil, a proposta de contrato obriga quem a faz, salvo se o contrário resultar dos termos dela, da natureza do negócio ou das circunstâncias (art. 427).

A compra e venda, quando pura, fica obrigatória e perfeita quando as partes acordam no objeto e no preço (art. 482). E a resposta com adições, restrições ou modificações vale como nova proposta (art. 431). Em português simples: o seu pedido pode obrigar você, e um "fechado, mas a R$ 19,50" do fornecedor não fecha nada até você aceitar. Esta é a minha leitura dos artigos, não parecer jurídico.

Disso saem três regras que eu uso:

• Complete antes de enviar. Sem quantidade e preço unitário, não há o que aceitar. Confira o total antes de enviar.
• Só trate como fechado com o aceite por escrito. Peça o "de acordo" do fornecedor, com nome e data, na resposta.
• Escreva o pagamento e o frete. Se a venda não for a crédito, o vendedor não é obrigado a entregar antes de receber o preço (art. 491). Se você manda a mercadoria para outro lugar e o fornecedor a entrega a quem vai transportá-la, os riscos passam a ser seus (art. 494). Por isso o pedido diz quando se paga e quem contrata o frete.

Quanto ao formato, a declaração de vontade não depende de forma especial, salvo quando a lei exigir (art. 107). Papel, planilha, e-mail e mensagem servem; escrever e guardar é critério meu, porque é o único jeito de provar o que foi combinado.

O pedido de compra não substitui o contrato. Para compra de valor alto, sob encomenda ou recorrente, faça o contrato, e numa disputa fale com um advogado.

Pedido de compra e ordem de compra: é a mesma coisa?

Depende de quem escreve, porque os guias de compras usam os dois nomes em sentidos diferentes.

Para a Contmatic, o pedido parte do comprador e vai ao fornecedor, e a ordem é um documento interno que autoriza o setor de compras a negociar; ela mesma diz que, em muitas empresas pequenas, os dois são o mesmo documento. Para a Omie, é o contrário: a ordem é emitida pelo comprador para autorizar a aquisição, e o pedido é a confirmação do fornecedor para iniciar a entrega. Para a Pipefy, a requisição, depois de aprovada, se transforma em ordem de compra.

O critério que eu uso num negócio de até dez pessoas é um documento só, que chamo de pedido de compra. Ele nasce com número, é aprovado por quem paga e segue ao fornecedor. Separar pedido, ordem e requisição faz sentido quando quem pede, quem aprova e quem compra são pessoas diferentes; se você é as três, é papel a mais.

Exemplo de pedido de compra preenchido: loja de material de limpeza em Londrina

A loja é fictícia, a mesma do guia de lead time, e os números são redondos. Em 26/10/2026, ela fecha com o fornecedor o desinfetante, o detergente e os sacos de lixo da reposição. O fornecedor prometeu entregar em 7 dias.

As contas: 120 × 18,50 = 2.220,00; 48 × 14,00 = 672,00; 30 × 36,00 = 1.080,00. A soma dá 3.972,00. O desconto é 3.972,00 × 0,04 = 158,88. O total é 3.972,00 − 158,88 + 150,00 = 3.963,12.

Infográfico

Ler o infográfico em texto

A conta do pedido de uma loja de material de limpeza, num exemplo fictício

Para onde vão os R$ 3.972,00 dos itens

Parte	Valor	% do total
Desinfetante (120 galões a R$ 18,50)	R$ 2.220,00	55,9%
Saco de lixo (30 pacotes a R$ 36,00)	R$ 1.080,00	27,2%
Detergente (48 galões a R$ 14,00)	R$ 672,00	16,9%
Total	R$ 3.972,00	100%

Do subtotal ao total do pedido

R$ 3.972,00 − R$ 158,88 + R$ 150,00 = R$ 3.963,12

• R$ 3.972,00: subtotal dos itens
• − R$ 158,88: desconto de 4% pelo volume
• + R$ 150,00: frete por conta do comprador
• = R$ 3.963,12: total do pedido, a pagar em 30 dias

Fonte: Exemplo do artigo, com as contas conferidas; campos do pedido pelo critério da Consylion e pelo modelo do Sebrae/PR. Exemplo fictício, com números redondos. Troque pelos seus.

O pedido tem o aceite antes da entrega, e é isso que protege a loja no dia em que a mercadoria chega.

Conferência na entrega

Em 02/11, chegam 100 galões de desinfetante em vez de 120. Os outros itens vêm completos. Sem o pedido, a loja discutiria de memória. Com ele, a conta é direta: faltaram 20 galões, 20 × 18,50 = R$ 370,00, ou R$ 355,20 depois do desconto de 4% (370,00 × 0,96).

	Pedido	Entregue
Desinfetante	120 galões, R$ 2.220,00	100 galões, R$ 1.850,00
Subtotal	R$ 3.972,00	R$ 3.602,00
Desconto de 4%	− R$ 158,88	− R$ 144,08
Frete	R$ 150,00	R$ 150,00
Total	R$ 3.963,12	R$ 3.607,92

A diferença é 3.963,12 − 3.607,92 = R$ 355,20. A loja registra a divergência por escrito no mesmo dia, pede ao fornecedor os 20 galões ou o ajuste do valor e acerta isso antes do vencimento, em 02/12.

Infográfico

Ler o infográfico em texto

Faltaram 20 galões de desinfetante: quanto muda o valor a pagar, num exemplo fictício

O que o pedido diz e o que chegou

Pedido (Aceito em 27/10/2026)

• Desinfetante: 120 galões
• Total: R$ 3.963,12
• R$ 3.963,12: o combinado por escrito

Entrega (Conferida em 02/11/2026)

• Desinfetante: 100 galões
• Total: R$ 3.607,92
• R$ 3.607,92: o que corresponde ao que chegou

A diferença a acertar

R$ 3.963,12 − R$ 355,20 = R$ 3.607,92

• R$ 3.963,12: total do pedido
• − R$ 355,20: 20 galões a R$ 18,50, com 4% de desconto
• = R$ 3.607,92: total para o que chegou

Fonte: Exemplo do artigo, com as contas conferidas. Exemplo fictício, com números redondos. Troque pelos seus.

Como usar o pedido de compra na semana

Para usar o pedido de compra, feche o preço, preencha o modelo, espere o aceite, anote as datas e confira a entrega antes de pagar.

1. Feche o preço e o prazo. Combine o preço unitário, o desconto, o frete e o prazo de entrega. Pronto quando você sabe dizer o total sem abrir calculadora de cabeça.

2. Preencha o modelo e confira o total. Refaça a soma, o desconto e o frete. Pronto quando o total do pedido bate com a conta que você fez à parte.

3. Envie e espere o aceite. Mande o pedido completo e peça o "de acordo". Pronto quando a resposta do fornecedor está guardada com a data. Se ele responder com alteração, é uma nova proposta (art. 431): confira de novo.

4. Anote as datas. A data do pedido e a da chegada alimentam o lead time do fornecedor, que diz quando pedir de novo. Pronto quando as duas datas estão na mesma linha.

5. Confira a entrega. Compare o que chegou com o pedido, item por item, e só então dê a entrada no estoque e pague. Pronto quando a quantidade recebida está escrita ao lado da pedida. Para a cadeia inteira, de quem comprar até quando entregar, veja o guia de supply chain.

Erros comuns no pedido de compra

• Pedido por mensagem solta. "Manda os de sempre" não tem quantidade, preço nem prazo. Use o modelo, mesmo no WhatsApp.
• Unidade sem definir. "Dois galões" pode ser de 5 litros ou de 20. Escreva a unidade em todo item.
• Preço sem validade. O preço combinado hoje pode não valer na semana que vem. Escreva até quando ele vale.
• Pagar sem conferir. A nota chega e o boleto vence. Conferir contra o pedido evita pagar por 20 galões que não vieram.

Exercício de 15 minutos

Hoje, o único passo que importa é pegar o último pedido que saiu por mensagem e contar quantos campos do modelo estavam escritos. Os que faltaram são a próxima discussão na entrega.