Lead time: o que é e como calcular para repor o estoque

De onde a contagem começa e termina

A contagem começa no dia em que você emite o pedido e termina no dia em que o produto chega ao seu estoque. A fonte fixa esses dois pontos, e é por isso que eu conto assim.

Dois pontos de partida enganam. O primeiro é contar da confirmação do fornecedor, que vem depois do seu pedido: o prazo parece menor do que o seu estoque sentiu. O segundo é parar no aviso de envio, quando o caminhão ainda está na estrada. Essas duas regras de contagem são critério meu, para o número bater com o que a sua prateleira viveu. A fonte só diz onde a contagem começa e termina.

Também escolho dias corridos. Eu não conto só dias úteis, porque o consumo continua no fim de semana. A Enap usa dias corridos no exemplo dela, mas não impõe isso como regra geral: é decisão minha, para a conta de reposição fechar com o consumo por dia.

Este guia trata do lado da compra: do seu pedido ao produto no seu estoque.

Como calcular o lead time do seu fornecedor

O lead time de um pedido é a data de chegada menos a data do pedido, em dias corridos. O lead time médio do fornecedor é a soma dos prazos de vários pedidos dividida pelo número de pedidos. O pior caso é o maior prazo entre eles. Média e pior caso são aritmética e critério da Consylion, não definição da literatura.

Imagine uma loja de material de limpeza em Londrina, que compra galões de desinfetante de 5 litros de um mesmo fornecedor. O fornecedor promete sete dias. Os números são fictícios e redondos. Estes são os seis últimos pedidos, com as datas de 2026:

O prazo prometido era 7 dias. A média real é 8, e três dos seis pedidos (o 1, o 5 e o 6) passaram dos 7 prometidos. O pedido 5 levou 12 dias, quase o dobro do prometido. Quem decide pelo prometido, nesse fornecedor, erra a conta em metade das compras.

Ponto de pedido: quando fazer o próximo pedido

O ponto de pedido é a quantidade em estoque que, ao ser atingida, deve provocar um novo pedido de compra. Na fórmula da Enap, PP = (C × TR) + ES, onde C é o consumo médio do item, TR é o tempo de reposição (o lead time) e ES é o estoque de segurança. Durante a espera, o consumo continua, e é isso que a conta cobre.

Aqui uso o consumo por dia e o lead time em dias. O livro faz a mesma coisa em meses: no exemplo dele, consumo de 90 unidades por mês, reposição em 12 dias (0,4 mês) e estoque de segurança de 50 unidades dão 50 + 90 × 0,4 = 86 unidades. Em dias, 90 por mês são 3 por dia, e 3 × 12 + 50 = 86. A conta fecha dos dois jeitos.

O estoque de segurança é, nas palavras da fonte, um estoque "adicional", para cobrir imprevistos como atraso na reposição e aumento do consumo. Em condições normais, ele nunca é usado. Aqui eu não vou ensinar a dimensioná-lo por método estatístico. Para o exemplo, fixo em 24 unidades.

Voltando à loja de Londrina. Ela vende em média 12 galões por dia e mantém 24 de segurança, dois dias de venda. O ponto de pedido com a média dos pedidos:

• Consumo durante a espera: 12 galões por dia × 8 dias = 96 galões.
• Mais o estoque de segurança: 96 + 24 = 120 galões.

Quando o estoque baixar a 120 galões, a loja faz o pedido.

Infográfico

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Do lead time médio ao ponto de pedido, no exemplo de uma loja de material de limpeza

A conta do ponto de pedido

12 galões × 8 dias + 24 galões = 120

• 12 galões: consumo médio por dia
• × 8 dias: lead time médio dos 6 pedidos
• + 24 galões: estoque de segurança
• = 120: galões: ao chegar aqui, peça

Atenção: Pedir pelos 7 dias prometidos daria 108 galões, 12 a menos.

Para onde vão os 120 galões

Parte	Valor	% do total
Cobre a espera (12 por dia, 8 dias)	96 galões	80,0%
Folga de segurança (2 dias de venda)	24 galões	20,0%
Total	120 galões	100%

Fonte: Fórmula PP = (C × TR) + ES, de Fenili, Gestão de Materiais (Enap, 2015); lead time médio calculado com seis pedidos do exemplo. Exemplo fictício, com números redondos. Troque pelos seus.

Se a loja tivesse pedido pelo prazo prometido, o ponto seria 12 × 7 + 24 = 108 galões. A diferença para a média é de 12 galões, um dia de venda, e já parece pouco. O problema aparece na próxima seção.

Média ou pior caso: como escolher

Usar a média significa aceitar que, nos pedidos que passam da média, a conta fica curta. Usar o pior caso significa se proteger do atraso e carregar mais estoque. A fonte mostra o dilema: estoque de segurança alto garante o abastecimento, mas imobiliza capital; baixo libera capital, mas arrisca a ruptura, quando o produto acaba e você não consegue atender o cliente.

A régua para decidir é critério meu, em duas perguntas:

1. Faltar esse item custa caro? É item de giro alto, ou que faz o cliente trocar de loja quando acaba?
2. O fornecedor é instável? O pior prazo fica muito acima da média?

Se as duas respostas forem sim, eu calculo o ponto de pedido com o pior lead time dos últimos pedidos. Se o item é barato, de giro baixo e o fornecedor é regular, uso a média. No meio, uma resposta sim e uma não, eu começo pela média e olho o próximo atraso.

Na loja de Londrina, o desinfetante é de giro alto e o fornecedor chegou a 12 dias contra 8 de média. Veja o que cada escolha faz:

A conta de cada linha é o ponto de pedido menos o consumo de 12 galões por dia durante 12 dias, que dá 144 galões. Com 108, faltam 36; com 120, faltam 24; com 168, sobram 24.

O pior caso custa 48 galões a mais de estoque que a média (168 menos 120), quatro dias de venda. A R$ 15 por galão, um preço fictício, são R$ 720 de dinheiro parado na prateleira. A loja decide se esse custo vale para nunca ficar sem o produto. Para o item de giro alto, eu pagaria. Para um item barato que o cliente aceita esperar, eu ficaria na média.

Dinheiro parado em estoque também pesa no caixa, e é o tipo de efeito que o fluxo de caixa deixa visível.

Como reduzir o lead time sem trocar de fornecedor

Reduzir o prazo costuma depender mais de como você pede do que de quem entrega. São cinco ações curtas, todas minhas, em ordem de esforço:

1. Confirme o pedido por escrito. Mande a lista e peça o aceite. Pronto quando todo pedido tem uma mensagem de volta com a data prevista.
2. Peça em dia fixo. Se o fornecedor monta cargas em certos dias, peça antes deles. Pronto quando você sabe o dia de corte e pede no dia anterior.
3. Junte itens num pedido só. Menos pedidos pequenos, menos processamento. Pronto quando a reposição dos itens do mesmo fornecedor sai junta.
4. Negocie o prazo por escrito. Combine uma data de entrega e o que acontece se atrasar. Pronto quando o combinado está registrado.
5. Tenha um segundo fornecedor para o item crítico. Pronto quando existe um nome com preço e prazo para o produto que não pode faltar.

Cada ação deve aparecer na sua tabela de pedidos. Se o lead time médio não cair em dois ou três pedidos, a ação não funcionou.

O erro mais comum

O erro mais comum é confiar no prazo prometido e nunca medir o real. O prazo prometido é a intenção do fornecedor num dia bom. O lead time medido é o que a sua prateleira viveu, e é o único que entra na conta do ponto de pedido.

O segundo erro, que já citei, é contar da confirmação e não da emissão do pedido. Um terceiro, parecido: misturar fornecedores na mesma média. Cada fornecedor tem o seu prazo, e a média de três deles não descreve nenhum.

Pense no trajeto de casa até a loja. Você só sabe a hora certa de sair se já cronometrou o caminho, sem confiar no que outra pessoa disse sobre o trânsito.

Exercício de 15 minutos: meça o seu fornecedor

Para copiar, a tabela de medição:

Esse é o ponto de partida, e a fórmula tem um limite: ela supõe consumo estável. Se o item é sazonal ou o fornecedor muda de comportamento, revise a conta. Quando a ficha deixar de bastar, o Manual de Compras e Estoque da Consylion traz a planilha de compras e estoque pronta.