Controle de estoque: como fazer na pequena empresa

Antes de começar: o que reunir

Como fazer o controle de estoque, passo a passo

1. Cadastre os itens

Dê a cada item um código, uma descrição, a unidade e o último custo. Pronto quando cada item tem um código só dele. Armadilha: dois produtos parecidos no mesmo código, como o galão de 5 L e o de 1 L.

2. Conte o saldo inicial

Grave, na primeira linha da ficha, a data, a quantidade contada e o custo. Pronto quando todo item tem saldo e data. Armadilha: partir do número que você acha que tem: a ficha herda o erro.

3. Lance toda entrada e saída

Cada linha leva data, item, quantidade, documento (nota ou pedido) e o saldo depois do lançamento. Entra também o que sai sem venda: quebra, uso interno, brinde. Pronto quando o saldo muda no dia em que a mercadoria se move. Armadilha: lançar só a entrada.

4. Calcule o ponto de pedido

O ponto de pedido é a quantidade que, ao ser atingida, dispara o pedido de compra. Na fórmula de Fenili, PP = (C × TR) + ES: consumo médio por dia, vezes o tempo de reposição, mais o estoque de segurança. Comece pelos itens A, que a curva ABC separa, com o lead time medido. Pronto quando o ponto de pedido está ao lado do saldo. Armadilha: usar o prazo prometido em vez do cumprido.

5. Conte de novo e ajuste

Compare a contagem com o saldo da ficha. Se diferem, procure a causa; sem causa, lance um ajuste com motivo. Pronto quando você sabe a diferença em unidades e em R$. Armadilha: ajustar sem perguntar por que o saldo errou.

Exemplo completo: loja de material de limpeza em Londrina

Imagine a loja de material de limpeza em Londrina dos guias de lead time e de curva ABC, com números fictícios e redondos. O galão de desinfetante de 5 L é vendido a R$ 15 com margem de 30%, o que dá custo de R$ 10,50 (R$ 15 × 0,70). A contagem de 1º de outubro acha 168 galões.

A loja vende 12 por dia, o lead time médio é de 8 dias e o estoque de segurança é de 24: o ponto de pedido é 12 × 8 + 24 = 120 galões. O saldo da tabela é o de abertura do dia, antes das vendas.

O saldo cai ao ponto de pedido em 05/10, depois de quatro dias de venda, e a loja pede. O pedido chega em 13/10 com o saldo em 24, o estoque de segurança intacto, que segura a loja se o fornecedor atrasar. A compra veio a R$ 11,50, e o custo médio sobe.

O custo médio é o valor total em estoque dividido pela quantidade. Com 24 galões a R$ 10,50 e 192 a R$ 11,50: (252,00 + 2.208,00) ÷ 216 = 2.460,00 ÷ 216 = R$ 11,3889. As 84 saídas seguintes custam 84 × 11,3889 = R$ 956,67, e o estoque fica em 2.460,00 − 956,67 = R$ 1.503,33, os 132 galões × 11,3889. É a mecânica do exemplo de Fenili (600 a R$ 10 e 300 a R$ 15 dão R$ 11,67).

Meu critério de arredondamento: guardo o custo médio com todas as casas e arredondo só o que mostro. Com o unitário arredondado a R$ 11,39, os 132 galões dariam R$ 1.503,48, quinze centavos a mais. O livro de Fenili arredonda o unitário e escreve R$ 2.334 onde a conta exata dá R$ 2.333,33.

Infográfico

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O desinfetante 5 L da ficha de 01 a 20/10, e os cinco passos para manter a ficha em dia

1 · O custo médio depois da compra

(R$ 252,00 + R$ 2.208,00) ÷ 216 = R$ 11,3889

• R$ 252,00: 24 galões a R$ 10,50
• + R$ 2.208,00: 192 galões a R$ 11,50
• ÷ 216: galões em estoque
• = R$ 11,3889: custo médio do galão

Guarde o custo médio com todas as casas e arredonde só o que mostra.

2 · O estoque depois de 84 saídas

R$ 2.460,00 − R$ 956,67 = R$ 1.503,33

• R$ 2.460,00: valor em estoque (216 galões)
• − R$ 956,67: 84 galões × R$ 11,3889
• = R$ 1.503,33: 132 galões em estoque

1. Cadastre: Cada item com código e custo.
2. Conte: Anote o saldo inicial.
3. Lance: Toda entrada e toda saída, com data e documento.
4. Calcule: O ponto de pedido dos itens A: 12 × 8 + 24 = 120 galões.
5. Conte de novo: Ajuste a diferença, com motivo.

Fonte: Fenili, Gestão de Materiais (Enap, 2015), custo médio e ponto de pedido; guia de lead time da Consylion. Exemplo fictício, com números redondos: loja de material de limpeza em Londrina. Troque pelos seus.

Custo médio ou PEPS: qual valor lançar na saída

No custo médio, a saída vale a média do valor dos itens em estoque. No PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair), vale o preço dos itens mais antigos; no UEPS, o dos mais recentes (definições de Fenili). Veja a mesma saída de 84 galões nos dois primeiros métodos:

Método	Custo da saída de 84 galões	Estoque restante (132 galões)
Custo médio	84 × 11,3889 = R$ 956,67	R$ 1.503,33
PEPS	24 × 10,50 + 60 × 11,50 = R$ 942,00	132 × 11,50 = R$ 1.518,00

A diferença é de R$ 14,67: no PEPS a saída leva o lote barato primeiro, e o estoque que sobra fica mais caro. O critério que eu uso: custo médio para a ficha em planilha, porque o custo só se recalcula quando entra compra nova; PEPS quando o item tem validade, caso em que Fenili lembra ainda do FEFO, o que vence primeiro sai primeiro.

O CPC 16 (R1), norma contábil, trata do PEPS e do custo médio ponderado (item 25) e admite calcular a média "à medida que cada lote seja recebido", como a ficha faz. Se ela vale para a sua empresa depende do enquadramento.

No lucro real, o Decreto 9.580/2018 (art. 307) diz que o valor dos bens no fim do período "poderá ser o custo médio ou o custo dos bens adquiridos ou produzidos mais recentemente". Este guia não trata de apuração de imposto: se você é MEI, do Simples Nacional ou do lucro presumido, pergunte ao contador que método e registro valem para você.

Contagem do estoque: quando contar e o que fazer com a diferença

O inventário físico é o levantamento e a contagem dos itens, para ajustar os saldos registrados ao saldo físico real, segundo Fenili. Ele descreve dois modos: o rotativo, contínuo e seletivo, sem parar as atividades, e o periódico, que conta todos os itens em certos períodos.

Para uma loja pequena, eu prefiro o rotativo, contando mais o que pesa mais. Pereira et al. (2020) usaram a curva ABC: em 12 semanas, itens A contados 4 vezes, B duas e C uma, o plano 4-2-1 do guia de curva ABC. A acurácia do estoque, o quanto o registro bate com a prateleira, foi de 64,22% para 97,59% em três meses. É um caso único, com 44 itens: serve de ideia, não de promessa.

No exemplo, a contagem de 20/10 acha 128 galões, e a ficha mostra 132. A divergência é de 4 galões: 3,03% do saldo (4 ÷ 132), ou R$ 45,56 ao custo médio (4 × 11,3889). O estoque que vale é o contado: 128 × 11,3889 = R$ 1.457,78. Pelos valores exatos, R$ 1.503,3333 menos R$ 45,5556 dá R$ 1.457,7778; se você subtrair os valores já arredondados, sobra um centavo de diferença, que vem só do arredondamento.

Infográfico

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A contagem de 20/10 do desinfetante 5 L: 4 galões a menos, R$ 45,56 ao custo médio

Saldo da ficha × contagem física, em 20/10

Saldo da ficha (O que deveria haver)

• Galões: 132
• Valor ao custo médio: R$ 1.503,33
• 132: galões × R$ 11,3889

Contagem física (O que há na prateleira)

• Galões: 128
• Valor ao custo médio: R$ 1.457,78
• R$ 45,56: 4 galões a menos, 3,03% do saldo

Fonte: Cálculo do exemplo do artigo; inventário físico segundo Fenili, Gestão de Materiais (Enap, 2015). Exemplo fictício: loja de material de limpeza em Londrina. Valores arredondados na exibição; pelos valores exatos, 1.503,3333 − 45,5556 = 1.457,7778.

O caminho é recontar, procurar a causa (venda sem lançamento, quebra, código parecido) e só então lançar o ajuste de 4 na saída, com motivo e responsável.

Planilha de controle de estoque: o modelo pronto

A planilha tem três abas e duas funções: SOMASE, que soma os valores que atendem a um critério, e SE, que escolhe um resultado conforme um teste. A sintaxe é a da ajuda da Microsoft para SOMASE e SE; a montagem é minha.

Ajuste de falta vai na coluna E; sobra, na D, com o motivo na G. No Google Planilhas as mesmas fórmulas servem. Se a sua planilha recusar a fórmula, troque os pontos e vírgulas por vírgulas, ou o contrário.

Planilha, aplicativo ou sistema: quando trocar

O critério que eu uso são três perguntas, com limites que são regra de bolso minha, sem pesquisa por trás:

1. Quantos itens ativos? Mais de 200, a planilha fica difícil de conferir.
2. Quantos lançamentos por dia? Mais de 30. A um minuto por lançamento, são 30 minutos por dia fora do atendimento.
3. Quantos lugares ou canais usam o mesmo estoque? Mais de um: loja e venda online, ou dois depósitos, pedem um saldo só.

Duas respostas acima do limite, eu troco; uma só, eu ajusto a planilha. Em vez do "melhor app", procuro o que importa o seu cadastro, aceita ajuste com motivo e exporta tudo. Na troca, leve cadastro, saldo inicial contado e histórico.

Erros comuns no controle de estoque

1. Lançar só a entrada. A saída por quebra ou uso interno some, e o saldo mente para cima.
2. Não contar. Sem contagem, o erro cresce em silêncio.
3. Misturar itens parecidos no mesmo código. O que sobra esconde a falta do que acabou.
4. Calcular o ponto de pedido com o prazo prometido. Use a média dos pedidos reais.
5. Tratar a planilha como verdade. Ela guarda o que você lançou, não a prateleira. Acompanhe as rupturas do mês e a diferença de contagem em R$.

Exercício de 30 minutos: a ficha do seu item mais vendido

Hoje, escolha o item que mais vende. Conte quanto tem na prateleira, anote como saldo inicial e lance, a partir de agora, cada entrada e cada saída dele. Quando a ficha não bastar, o Manual de Compras e Estoque da Consylion traz a planilha pronta.