Funil de vendas: como montar o seu, com exemplo e planilha

Como montar o seu funil de vendas passo a passo

Para montar o funil, escreva as etapas, escreva o critério de cada uma, registre cada contato, conte o mês e calcule a conversão. Nada disso exige sistema de gestão de clientes. Na matéria da Agência Sebrae sobre a pesquisa Serviço 2025, que aponta comunicação informal e ausência de registros históricos, um analista do Sebrae vê potencial em soluções híbridas que combinem WhatsApp, planilhas e fluxos simples, e a avaliação do Sebrae é de que cabe pensar em um tipo de CRM mais leve.

Passo 1, defina as etapas. Use as quatro da seção anterior ou ajuste os nomes ao seu negócio. Pronto quando: você nomeia cada etapa em uma palavra. Armadilha: criar sete etapas para ficar "completo".

Passo 2, escreva o critério de passagem. Uma frase por etapa, no formato "passa quando…". Pronto quando: outra pessoa, lendo, classificaria o mesmo contato na mesma etapa que você. Armadilha: critério vago, como "está interessado".

Passo 3, registre cada contato. Uma linha por pessoa, com a etapa em que ela está e a data do último passo. Pronto quando: nenhum contato do mês está só na sua memória. Armadilha: registrar só quem comprou.

Passo 4, conte o mês. Conte quantos contatos chegaram a cada etapa, e não quantos estão nela hoje: quem comprou também passou pelo contato, pela conversa e pela proposta. Pronto quando: você tem quatro números, cada um menor ou igual ao anterior.

Passo 5, calcule a conversão. Conversão de uma etapa para a próxima é o número que chegou à etapa seguinte dividido pelo que chegou à atual. Chame de etapa que vaza a de menor taxa de passagem. Esta é a medida deste guia, e vou explicar o porquê logo abaixo. Pronto quando: você circulou uma etapa só. Armadilha: querer consertar as quatro de uma vez.

Exemplo completo: um estúdio de fotografia, Recife

Imagine um estúdio de fotografia de família em Recife, fictício, com números redondos, que vende por WhatsApp. Em um mês, ele contou:

Qual etapa vaza? Depende da medida. Em número de pessoas, a maior perda é a primeira (40 saem entre contato e conversa). Em taxa, a menor é a última (40%, contra 50% das outras duas). Eu uso a taxa de passagem, porque ela diz quanto da etapa foi aproveitado, e a pergunta é onde há mais a recuperar. O número absoluto ajuda a decidir depois, quando você compara o custo de cada correção. Aqui, a etapa que vaza é da proposta para a venda.

Agora, o que rende mais: mais contatos, proposta melhor ou ticket maior? Três ajustes, cada um sozinho:

O ajuste A vale mais porque é maior, não porque a etapa vaza. A receita é uma multiplicação (contatos × as três conversões × ticket), então cada 1% de ganho em qualquer fator vale o mesmo, R$ 72 neste mês; com +10% em cada um, todos dariam R$ 720 (8,8 vendas × R$ 900 = R$ 7.920). A conta sozinha não manda corrigir a etapa que vaza.

O que manda é o critério. A etapa de menor taxa é onde há mais espaço para ganhar pontos sem pagar por novos contatos, e dez pontos de proposta para venda (por exemplo, com um follow-up marcado) costumam custar menos do que 12,5% a mais de contatos. É minha hipótese, não um resultado de pesquisa. Se ela estiver errada no seu negócio, a escolha muda.

Este é o mesmo método do pilar de vendas, em outra escala. O pilar detalha o processo em 6 etapas, do cliente-alvo ao acompanhamento, e conta 4 números no funil (contatos, conversas, propostas, fechamentos) num estúdio de design de interiores. Aqui eu fico nessas 4 contagens, que são o funil, e mostro como registrá-las.

Infográfico

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Um mês de um estúdio de fotografia de família: 80 contatos, 8 vendas e R$ 7.200

Do contato à venda, em um mês

1. Contatos: 80 (pediram informação ou preço)
2. Conversas qualificadas: 40 (50% do contato), 50,0% da etapa anterior
3. Propostas: 20 (50% da conversa), 50,0% da etapa anterior
4. Vendas: 8 (40%: a menor passagem), 40,0% da etapa anterior

Do topo ao fundo: 10,0%.

A receita do mês

8 × R$ 900 = R$ 7.200

• 8: vendas
• × R$ 900: ticket médio
• = R$ 7.200: receita do mês

Fonte: Exemplo do artigo; etapas, critério de passagem e conta do funil: critério da Consylion. Exemplo fictício, com números redondos. Nenhuma taxa aqui é referência de mercado.

Infográfico

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Cada 1% de ajuste vale R$ 72 neste mês, seja em contatos, em proposta ou em ticket

Os três ajustes, um de cada vez

	O que muda	Tamanho	Ganho no mês
A. Proposta	Venda de 40% para 50%	+25%	R$ 1.800
B. Contatos	De 80 para 90	+12,5%	R$ 900
C. Ticket	De R$ 900 para R$ 990	+10%	R$ 720

Fonte: Exemplo do artigo; receita = contatos × conversões de cada etapa × ticket. Exemplo fictício, com números redondos. A conta mostra quanto vale cada ajuste, não promete aumento de vendas.

Modelo pronto: planilha de funil de 5 colunas

Cinco colunas bastam: contato, origem, etapa, valor e data do último passo. Use no Excel, no Google Planilhas ou numa folha impressa. Na coluna da etapa, escreva o número da última etapa que o contato alcançou (1 a 4), e na coluna do valor, o da venda ou da proposta.

As fórmulas, com as colunas na ordem acima (use ponto e vírgula nas versões em português):

• Chegaram à etapa 2: =CONT.SE(C:C;">=2"). Troque o 2 por 3 e por 4 para as outras etapas, e conte a etapa 1 com =CONT.VALORES(A:A)-1.
• Conversão da etapa 2 para a 3: =CONT.SE(C:C;">=3")/CONT.SE(C:C;">=2").
• Conversão do contato à venda: =CONT.SE(C:C;4)/(CONT.VALORES(A:A)-1); o "-1" desconta a linha do cabeçalho.
• Ticket médio: =SOMA.SE(C:C;4;D:D)/CONT.SE(C:C;4).

Com as quatro contagens, você monta a tabela do estúdio. O Manual de Vendas da Consylion tem uma planilha de funil e previsão de receita para quem quiser projetar o mês seguinte, mas a de cinco colunas já responde onde está o furo.

Funil de vendas e pipeline: qual a diferença?

O funil é a conta por etapa: quantos entraram, quantos passaram, qual a conversão. O pipeline é a lista de negócios abertos, cada um com valor e próximo passo. A distinção é a que a Consylion usa, e você vai encontrá-la com outras palavras em outros guias.

Na prática, o funil responde "onde estou perdendo gente?", e o pipeline responde "quem eu preciso chamar amanhã?". A planilha acima faz as duas coisas: a coluna da etapa serve ao funil, e a do valor com a data do último passo serve à lista.

Um sistema de gestão de clientes (CRM) costuma automatizar a lista. Quando a planilha ficar grande demais para olhar em cinco minutos por dia, a conversa sobre ferramenta faz sentido. Antes disso, ela é custo sem ganho.

O contexto de quem vende por WhatsApp pesa aqui: entre os pequenos negócios que vendem por canais digitais, 82% citam o WhatsApp (Sebrae, Pulso, 12ª edição, mar/2026), e é nele que a lista de contatos já está.

O erro mais comum

O erro mais comum é desenhar o funil e não contar. O triângulo bonito não diz quantas pessoas entraram nem em que etapa elas pararam, e sem isso não ajuda a decidir nada.

O segundo erro é abrir etapas demais, que ninguém registra. O terceiro é avançar um contato por impressão: "ele parecia animado". Impressão costuma errar a favor do otimismo.

Teste rápido: você sabe agora quantos contatos tem em cada etapa? Se a resposta for "mais ou menos", o funil ainda é desenho. O miniexercício abaixo resolve isso.

Miniexercício de 15 minutos: conte os seus últimos 30 dias

Hoje, conte quantos contatos você teve nos últimos 30 dias e quantos chegaram a cada etapa. Circule a etapa em que mais gente some. Clareza não tira o trabalho do caminho, mas tira o peso de trabalhar no escuro.